Aluehallitus
Pöytäkirja 07.12.2022/Pykälä 367

Ahall 21.11.2022 § 330 

 Valmistelija: Tukipalveluiden vastuuvalmistelija Anne-Mari Lappalainen, anne-mari.lappalainen@ylasavonsote.fi;

 Aluehallitus on aiemmin hyväksynyt Servica Oy:n puitesopimuksen, jolla varmistetaan tukipalvelujen tuotannon toteutus hyvinvointialueen tarpeisiin.

Palvelusopimus on sopimuskokonaisuus, joka sisältää yhden palvelun tai palveluryhmäkokonaisuuden toteuttamisen periaatteet

koko hyvinvointialueelle sekä palvelukohtaiset sopimusehdot.

Servica Oy:n kanssa esitetään hyväksyttäväksi seuraavat palvelusopimukset;

Ruokapalvelu

Laitoshuolto/puhtauspalvelu

Logistiikka

Välinehuolto

Apuvälinehuolto

Apuvälinehuollon palvelusopimuskokonaisuuden valmisteluvastuu sisältyy yleisiin palveluihin/ Kuopion yliopistollinen sairaala/lääkinnällisten palveluiden kokonaisuuteen. Valmistelijana on ollut Leena Halonen.

Lääketieteellisen tekniikan alueellisen huoltotoimintaan liittyvä vastuuvalmistelu on ollut strategia - ja konsernipalveluissa lääketieteellisen tekniikan valmisteluvastuun alle sijoittuvaa valmistelua.

Palvelusopimuksia tulee tukemaan mittava joukko mm. liitteitä,

 joilla sovitaan mm. muutosten hallinnasta ja uusista sekä poistuvista kohteista.Liitteillä varmistetaan myös yhteinen käsitys volyymista, laadusta ja hinnoista. Liitteitä valmistellaan yhdessä sovitun mallin mukaisesti hyvinvointialueen valmistelijoiden sekä Servican kesken.

Kaikkien palvelusopimusten keskeinen sisältö on kuvattu alla.

1. Sopimuksen kesto ja sopimuksesta irrottautuminen

Tämän palvelusopimuksen sopimuskausi alkaa 1.1.2023 ja on kestoltaan kolme (3) vuotta. Sopimus päättyy 31.12.2025, ellei sitä ole irtisanottu päättymään vähintään 12 kuukautta aiemmin. Määräajan jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi. Sopimus on molempien osapuolten vapaasti irtisanottavissa noudattaen 12 kuu-kauden irtisanomisaikaa

2. Sopimuksen sisällön hallinta ja muutoksenhallinta. Sopimuksen vastuuhenkilöt

Sopimuksen mukaisiin asioihin osapuolet nimeävät vastuuhenkilöt, jotka toimivat yhteyshenkilöinä sopijaosapuolien välillä. Yhteyshenkilöt löytyvät sopimusliitteestä, jossa on myös kuvattu muutosten hyväksymisvaltuudet. Em. varmistaa sitä, että sopimuksen sisällä on mahdollisuus muuttaa joustavasti palveluun liittyviä laatu- ym. odotuksia vastaamaan paremmin yhteisiä tavoitteita (esim. taloudelliset reunaehdot) huomioiden.

3. Kustannusten hallinta

Puitesopimus: Palvelut hinnoitellaan kustannusperusteisesti ja niihin kohdistetaan kaikki ne kustannukset, jotka palvelujen tuottamisesta aiheutuu.

Palvelusopimus: Hinnastomuutokset vahvistetaan vuosittain palvelutarve ja hinnantarkistuskeskustelun yhteydessä

Hinnoittelulle on siis olemassa neuvottelumenettely ja puitesopimuksessa määritelty kustannusvastaavuus

4. Laadunhallinta

Toiminnan ohjaus ja arviointi sekä parantaminen tehdään Tuottajan (ISO 9001:2015) sertifioidun toiminnanohjausjärjestelmän mukaisesti.

Laatujärjestelmä kattaa kaikki Tuottaja palvelut. ISO 9001:2015 standardin keskeisiä sisältöjä ovat mm. asiakaslähtöisyys, riskien hallinta ja jatkuva parantaminen kaikessa toiminnassa. Tästä pitää Tuottajalla olla näyttöä, jota tarkastellaan niin sisäisin kuin ulkoisin auditoinnein.

5. Sopimuksen seuranta

Toiminnan käynnistyessä määritellään yhteistyössä palvelun kehittämisen ja yhteistyön tavoitteet sekä seuranta.

Sopimuksen ja yhteistyön sujuvuutta seurataan mm.

Tilaajan ja Tuottajan välisissä yhteistyöpalavereissa, joita järjestetään sovittu määrä organisaation eri tasoilla sekä

järjestämällä mm. yhteistyössä asiakastyytyväisyyskyselyjä valituille kohderyhmille.

Tuottaja seuraa ja vastaa asiakaspalautteisiin sekä mm. Haipro -reklamaatioihin. Yhteenvetoja palautteista ja reklamaatioista sekä asiakastyytyväisyystutkimusten tuloksista sekä niistä johdettuja kehittämistoi-menpiteitä katselmoidaan ja raportoidaan yhteistyöpalavereissa ja yhteisesti sovituin periaattein Pohjois-Savon hyvinvointialueen strategian mukaisesti.

Kaikkiin sopimuksiin tullaan laatimaan ja tulee kuulumaan seuraavat liitteet:

• Yhteyshenkilöt
• Vastuunjakotaulukko
• Palvelukuvaus
• Hinnasto

Liitekokonaisuuden hyväksyy ensimmäisen kerran Tilaajan puolesta tilausvaltuudet omaava taho (hallintojohtaja, toimialajohtaja po. alueelta) ja Tuottajan puolesta palvelukokonaisuudesta vastuussa oleva johtaja.

Liitteitä päivitetään sopimuskauden aikana toiminnan/asian muuttuessa yhteyshenkilöt liitteessä määritellyin valtuuksin. Kaikki liitteet tarkistetaan vähintään kerran vuodessa.

Esityslistan oheisaineistona:
- Palvelusopimukset ja esittelyaineisto

Valmistelijan päätösehdotus:

Aluehallitus päättää:

1)     hyväksyä Servica Oy:n ruokapalvelun, laitoshuollon, logistiikan, välinehuollon ja apuvälinehuollon palvelusopimukset

2)     valtuuttaa strategia- ja kehittämisjohtajan hyväksymään lääketieteellisen tekniikan alueellista huoltotoimintaa koskevan palvelusopimuksen (arvo 360 t€/vuosi).

Sote-integraatiovaikutukset

 Yhdenmukaiset tuotantotavat koko hyvinvointialueella.

Esittelijä hyvinvointialuejohtaja

Päätösehdotus Aluehallitus päättää:

1) hyväksyä Servica Oy:n ruokapalvelun, laitoshuollon, logistiikan, välinehuollon ja apuvälinehuollon palvelusopimukset
2) valtuuttaa strategia- ja kehittämisjohtajan hyväksymään lääketieteellisen tekniikan alueellista huoltotoimintaa koskevan palvelusopimuksen (arvo 360 t€/vuosi).

Päätös Merkitään pöytäkirjaan, että Anne-Mari Lappalainen oli läsnä kokouksessa  asian esittelyn ajan klo 13.25 - 14.02.

Hyvinvointialuejohtaja teki kokouksessa muutetun päätösesityksen, että asia palautetaan valmisteluun.

Hyväksyttiin yksimielisesti.

Ahall 07.12.2022 § 367  

345/02.08.01/2022  

 Valmistelija: Janne Niemeläinen, puh. 044?717 9460, janne.niemelainen(at)pshyvinvointialue.fi

Palvelusopimuksiin on tehty edellisen käsittelyn jälkeen seuraavat täydennykset/täsmennykset:

Sopimuksen kohta: Sopimuksen tausta ja kohde

Tämän palvelusopimuksen tarkoituksena on varmistaa Pohjois-Savon hyvinvointialueella palvelujen toteutus sekä koko yhteistoiminta-alueelle varautumiseen ja huoltovarmuuteen liittyvä tuki. Palvelut ja palvelukohteet on kuvattu tarkemmin sopimuksissa sekä sen liitteissä. Mahdolliset varautumiseen liittyvät lisäkustannukset neuvotellaan tapauskohtaisesti erikseen tai neuvotellaan tarvittaessa erillinen varautumisen sopimus.  Muutoksen hallinta palvelutarpeessa on kuvattu aiemmin hyväksytyssä puitesopimuksessa ja tässä sopimuksessa.

Tilaaja sitoutuu sopimuksella ostamaan tarvitsemansa palvelut Tuottajalta. Tilaaja voi myös halutessaan järjestää palvelutuotannon omana tuotantona tai toisen palveluntuottajan toimesta tapauksissa, joissa palvelut kuuluvat asiakkaan kuntouttavaan toimintaan tai jossa toinen palveluntuottaja järjestää myös hyvinvointialueen peruspalvelut kohteessa. Tilaajalla on mahdollisuus valita vuosittain ja tietylle sopimuskaudelle myös toinen palveluntuottaja enintään 10 % osuudelle kyseisen tukipalvelun kokonaisarvosta. Tätä varten Tilaajan tulee ilmoittaa vuosittain Tuottajalle tukipalvelun kokonaisarvo, johon tätä osuutta verrataan. 

Seuraavan vuoden palvelutarve (laatu ja volyymi) katselmoidaan yhdessä Tuottajan ja Tilaajan kesken puitesopimuksessa määritellyn palvelutarve- ja hinnantarkistuskeskustelun yhteydessä. Neuvottelut järjestetään helmi-maaliskuussa, jolloin Tuottajalla on aikaa sopeuttaa toimintaansa isoihin muutoksiin mahdollisin muutosneuvotteluin sekä huomioida toiminnan muutoksen vaikutus kokonaishinnoitteluun ja kustannuksiin seuraavalle vuodelle.  Kesken vuoden tulleista Tilaajan uusista palvelutarpeista tai sulkemistapauksista neuvotellaan Tilaajan ja Tuottajan kesken erikseen puitesopimuksen ehtojen mukaisesti huomioiden sopeuttamisajat ja vaikutukset kustannuksiin.

Sopimuksen kohta: Sopimuksen voimassaolo

Palvelusopimusten sopimuskausi alkaa 1.1.2023 ja on kestoltaan kolme (3) vuotta päättyen 31.12.2025. Ensimmäinen mahdollisuus irtisanoa sopimus on 31.12.2024 käyttäen 12 kk irtisanomisaikaa. Määräajan jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus on molempien osapuolten vapaasti irtisanottavissa noudattaen 12 kuukauden irtisanomisaikaa.

Esityslistan oheisaineistona:

-          Palvelusopimukset

Valmistelijan päätösehdotus:

Aluehallitus päättää:

1) hyväksyä Servica Oy:n ruokapalvelun, laitoshuollon, logistiikan, välinehuollon ja apuvälinehuollon palvelusopimukset

2) valtuuttaa strategia- ja kehittämisjohtajan hyväksymään lääketieteellisen tekniikan alueellista huoltotoimintaa koskevan palvelusopimuksen (arvo 360 t€/vuosi).

Sote-integraatiovaikutukset

 Yhdenmukaiset tuotantotavat koko hyvinvointialueella.

Esittelijä hyvinvointialuejohtaja

Päätösehdotus Aluehallitus päättää:

1) hyväksyä Servica Oy:n ruokapalvelun, laitoshuollon, logistiikan, välinehuollon ja apuvälinehuollon palvelusopimukset
2) valtuuttaa strategia- ja kehittämisjohtajan hyväksymään lääketieteellisen tekniikan alueellista huoltotoimintaa koskevan palvelusopimuksen (arvo 360 t€/vuosi).

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.