Aluehallitus
Pöytäkirja 14.08.2023/Pykälä 225

Ahall 14.08.2023 § 225  

12170/02.00/2023  

 Valmistelija: hallintojohtaja Janne Niemeläinen, p. 044 717 9460, janne.niemelainen(at)pshyvinvointialue.fi; hankintajohtaja Outi Kalske, p. 044 717 4088, outi.kalske(at)pshyvinvointialue.fi

Valtaosasta Pohjois-Savon hyvinvointialueen kynnysarvot ylittävien hankintojen kilpailuttamisesta vastaa osakkuusyhtiö Sansia Oy. Sansian hankintasopimusten kokonaisuus, joissa PSHVA on mukana edustaa yli 1 Mrd:n euron kokonaisuutta, joka jakautuu hankinnoissa mukana olevien tahojen volyymeihin ja useamman vuoden sopimuskausille. Selvää on, että tämän kokonaisuuden hallinta edellyttää kilpailuttavalta taholta merkittäviä henkilöresursseja ja laajaa osaamista sujuvien ja tiiviissä aikataulussa toteutettujen kilpailutusten läpimenon varmistamiseksi sekä sopimuskauden aikaisen asiakaslähtöisen hallinnan mahdollistamiseksi.

Sansian kanssa käydyissä keskusteluissa on käynyt ilmi, että yhtiö ei täysin ole ymmärtänyt millaista muutosta hyvinvointialuekonserniin siirtyminen on Pohjois-Savon julkisen sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen organisaatioille tarkoittanut ja millaisia muutoksia tämä edellyttää sen hankinnoissa. Monet Sansian kilpailuttamat sopimukset eivät ole tämän vuoksi ajan tasalla, eivätkä ne siksi palvele hyvinvointialueen toimintaa parhaalla mahdollisella tavalla. Hyvinvointialueen toiminnan käynnistymisen myötä on Sansian hankintapalvelu myös ruuhkautunut siten, että hankintojen käsittelyyn ottamisen ja läpiviennin hitaus on johtanut hyvinvointialueella ongelmatilanteisiin. Tämän vuoksi on tarpeen ryhtyä toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi.

Sansian PSHVA:lle toteuttamien hankintojen kokonaisuudesta materiaalihankintojen osuus on alle 20% lopun edustaessa erilaisia investointi-, palvelu- ja ainehankintoja. Tilannetta selvitettäessä kävi nopeasti selväksi, että juuri materiaalihankintojen osuus olisi mahdollista ja myös kannattavaa siirtää toisen konserniyhtiön eli Servican toteuttamaksi. Tätä vahvistaa myös Pohjois-Savon YTA -alueella pilotoinnissa oleva tutkimus- ja leikkauskäsineiden kilpailutus, joka on toteutettu Servican kautta.

Sansia tulee tämän muutoksen toteuttamisesta riippumatta olemaan jatkossakin Pohjois-Savon hyvinvointialueelle kriittisen tärkeä hankintojen toteuttaja ja siksi yhteistyön kehittämiseen Sansian kanssa tulee panostaa hyvinvointialueen taholta merkittävästi. Nyt esitetyn muutoksen myötä Sansialla olisi nykyistä paremmat mahdollisuudet saattaa muiden kuin materiaalihankintojen tilannetta ajan tasalle nopeammin ja vastata niistä asiakaslähtöisesti ja nopeammalla vasteajalla kuin tällä hetkellä.

Hyvinvointialueen materiaalihankinnat eroavat muista hankinnoista siinä, että niissä on pääsääntöisesti aina mahdollista ja kannattavaa hyödyntää YTA alueen laajuista hankintavolyymia, eli toteuttaa hankinta YTA laajuisena. Tämä on paitsi PSHVA:n palvelustrategian mukaista toimintaa, niin sillä on myös mahdollista saavuttaa merkittävää ja suoraa euromääräistä kustannushyötyä ostohintojen alentuessa. Tämä on todennettavissa muiden YTA- alueiden osalta tehdyissä hintavertailuissa.

Suoran hintavaikutuksen lisäksi materiaalihankinnoissa on mahdollista saavuttaa myös välillistä kustannushyötyä keskitetyn ja yhtenäisen valikoiman kautta silloin, kun kilpailutuksen ohella hyödynnetään yhtenäistä osto-, varastointi- ja jakelulogistiikkaa. Tämä osuus toteutuu laajasti jo tänä päivänä, koska Servica toteuttaa näitä palveluja hyvinvointialueille PSHVA:n YTA -alueen laajuisesti. Muutoksella mahdollistettaisiin näin materiaalihankinnat kokonaispalveluna, joka maksimoi hankintojen euromääräisen hyödyn PSHVA:lle ja sen hankinnoissa mukana olevillä muille hyvinvointialueille. Muutoksen myötä on mahdollista kirkastaa materiaalien osalta PSHVA:n valmiuden ja varautumisen näkökulmaa kilpailutuksissa ja hajauttaa näin riskiä sopimusperusteisesti, koska Servica toteuttaa jo materiaalista varautumista PSHVA:lle.

Muutoksesta on käyty keskustelua myös Servican johdon kanssa, koska ennen päätöksentekoon tuomista on haluttu varmistua siitä, että Servicalla on kyvykkyys ottaa haltuun materiaalihankinnoista myös kilpailutuksen osuus ja varmistaa siihen tarvittava resursointi ja osaaminen. Servica on toteuttanut materiaalihankintoja jo tähän mennessä, vaikka vähäisemmässä määrin. Sillä on olemassa olevan hankintahenkilöstön lisäksi halukkuus ja mahdollisuus resursoida lisähenkilöstöä tähän työhön nopeasti sekä valmiutta kouluttaa ja perehdyttää tämä henkilöstö. Se tuntee PSHVA:n käyttämät materiaalit ja nimikkeistön keskusvarastopalvelun sekä yksiköihin laajasti jo annettavan täyttöpalvelun kautta. Kilpailutusten pohjana käytettävät kulutus- ja tuotetiedot ovat tämän vuoksi Servican hallussa kattavasti. Palvelun tuottamisen tapa, järjestelmät ja tiedonkulku on koeponnistettu hyvin jo käsinekilpailutuksen pilotin kohdalla, mitä on pidettävä tärkeänä riskien hallinnan näkökulmasta.

Päätöksenteon myötä muutos on mahdollista toteuttaa portaittain siitä lähtien kun palvelusopimus saadaan voimaan. Tavoitteena voisi olla, että ensimmäiset materiaalihankintojen kilpailutuksen käynnistyisivät Servican toimesta syys-lokakuussa 2023. Olemassa olevat materiaalihankintojen sopimukset pysyvät muutoksesta riippumatta luonnollisesti Sansian hallinnassa, kunnes Servican toteuttaman kilpailutuksen myötä uusi sopimus korvaa edellisen. Tämä porrastaa uusien kilpailutusten käynnistämistä, mikä helpottaa kilpailutusten haltuun ottamista Servicalla ja pienentää muutokseen liittyvää riskiä.

Materiaalihankintojen kilpailutusten siirtäminen Servicalle ei saa aiheuttaa PSHVA:lle lisäkustannuksia nykytilanteeseen verrattuna, vaikka kilpailutuksen kustannukset ovat Sansian toteuttamalla mallilla tällä hetkellä loppuhinnoissa, kun jatkossa ne olisivat selkeästi siitä erillään. Kokonaispalveluhinnoitteluun on haluttaessa mahdollista siirtyä myöhemmin, kun sopimuskanta materiaaleista on kattavammin Servican hallussa. Silloin tuotteen hinta sisältäisi myös kaiken siihen sisältyvän palvelun.

Muutos ei myöskään tuo PSHVA:lle tarvetta muuttaa Sansia Oy:n tai Servica Oy:n kanssa tehtyjä puitesopimuksia. Sen sijaan, mikäli päätös muutoksesta tehdään, on tarve tehdä Servica Oy:n kanssa uusi palvelusopimus hankintapalvelusta, josta luonnos on esityslistan liitteenä. 

Esityslistan liitteenä:
- Palvelusopimus - Servica hankintapalvelu

Valmistelijan päätösehdotus:

Aluehallitus päättää hyväksyä Servican palvelusopimuksen koskien hankintoja ja valtuuttaa hankintajohtajan hyväksymään palvelusopimukseen liittyvän palvelukuvauksen liitteineen.

Taloudellisuus-, tuottavuus- ja integraatiovaikutusten arviointi

Esitetty muutos tukee hyvinvointialueen tuottavuuden suotuista kehittymistä, kustannushyöytä ja integraation edistämistä hyvinvointialueen laajuisesti eri toimijoiden välillä.

Esittelijä hyvinvointialuejohtaja

Päätösehdotus Aluehallitus päättää hyväksyä Servican palvelusopimuksen koskien hankintoja ja valtuuttaa hankintajohtajan hyväksymään palvelusopimukseen liittyvän palvelukuvauksen liitteineen.

Päätös Merkitään pöytäkirjaan, että:
- Jussi Lampi ja Mari Antikainen ilmoittivat olevansa esteellisiä (HL 28.1, kohta 5) ja poistuivat kokouksesta ennen asian käsittelyä ja päätöksentekoa klo 9.42 - 10.43.
- Outi Kalske esitteli asiaa kokouksessa klo 9.42 - 10.27.
- Kokoustauko klo 10.27 - 10.40.

Päätösehdotus hyväksyttiin.