Aluehallitus
Pöytäkirja 15.01.2024/Pykälä 6

Pevamltk 11.12.2023 § 133 

 Valmistelija: perhe- ja vammaispalveluiden toimialajohtaja

 Kati Kantanen, p. 044 740 1951, kati.kantanen@pshyvinvointialue.fi

Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan hyvinvointialueen sisäisiä menettely- ja toimintatapoja, joilla pyritään varmistamaan toiminnan laillisuus, tuloksellisuus ja taloudellisuus. Perhe- ja vammaispalveluiden toimialalla sisäinen valvonta on osa normaalia päivittäisjohtamista. Sisäisen valvonnan avulla arvioidaan toimialalle asetettujen tavoitteiden toteutumista, toimintaprosesseja ja riskejä.

Sisäiseen valvontaan kuuluvat muun muassa johdolle ja luottamuselimille laadittavat raportit, toiminnan ja erityisesti poikkeamien seuranta, talousarvion toteutumisen seuranta, säädösten ja ohjeiden noudattamisen valvonta, hyväksymis- ja valtuutusmenettelyt sekä tekniset valvontatoimenpiteet. Vuoden 2023 sisäisen valvonnan painopisteinä hyvinvointialuetasoisesti olivat omavalvonnan toteutuminen, määräaikojen noudattaminen palveluihin pääsyn tai palvelun osalta sekä työajanseurannan järjestäminen ja työaikapoikkeamien hallinta.

Toimialan sisäisen valvonnan toteutuksessa merkittäviä poikkeamia havaittiin seuraavissa:

• Toimialan johtamisrakenteen keskeneräisyys syyskuulle 2023 saakka, mikä vaikeutti palvelutuotannon hyvinvointialueelle siirtymiseen liittyvien asioiden haltuunottoa ja yhdistymistä 19 palvelujärjestäjän tilanteesta yhdeksi järjestäjän toimintamalliksi.
• Hallinnollisen työn tuen vajeet sekä tietojohtamisen työkalujen keskeneräisyys niin talouden kuin toiminnankin osalta ovat vaatineet runsaasti selvittelytyötä ja tuoneet ylimääräisiä haasteita ratkaistavaksi. Tämä on kuormittanut organisaation eri tasoja perhe- ja vammaispalveluissa.
• Poikkeamaa on havaittu esihenkilöiden työkuormassa, joka on ollut kohtuutonta. Työtä on raportoitu olevan liikaa ja prosessien olevan epäselviä. Johtamisen eri osa-alueille ei ole riittävästi aikaa, mikä on kuormittanut ja saanut aikaan ns. noidankehävaikutuksen.
• Lain määrittämää henkilöstömitoitusta ei kaikilta osin täytetä perhe- ja vammaispalveluissa. Poikkeavuutta on henkilöstön saatavuudessa ja henkilöstöresurssien riittävydessä, mikä on vaikeuttanut palvelutuotannon järjestämistä sekä kasvattanut ostopalveluja. Henkilöstön saatavuusongelmat koskevat kaikkia ammattiryhmiä. Huomion arvoista on, että kaikilta osin henkilöstöresurssien vajausta ei ole mahdollista edes yrittää paikata käyttämällä ostopalveluja, koska lainsäädäntö ei sitä mahdollista.
• Palvelutuotannossa on tapahtunut määräaikojen ylittymisiä johtuen resurssivajeista. Valtaosin palvelut on kuitenkin pystytty järjestämään säädettyjen määräaikojen puitteissa.  Lisäksi palveluissa, joissa ei ole määräaikoja, on merkittävää viivettä. Vammaispalveluiden intervalli- ja lyhytaikaishoidon järjestämisessä on ollut haastetta.
• Omavalvonnan osalta on tukeuduttu siirtyneiden organisaatioiden omavalvontasuunnitelmiin eikä omavalvontasuunnitelmien päivittämistä yksikkötasolla ole kyetty edistämään yhteisten asiaa edistävien rakenteiden puuttuessa. Hyvinvointialuetasoinen asian edistäminen toimialan toimien rinnalla varmistaa sen, että omavalvontasuunnitelma toimii merkittävä johtamisen tuen välineenä ja laatutyökaluna.
• Perhe- ja vammaispalveluiden talousarvio ei ole vastannut todellisia määrärahatarpeita. Määrärahoista on puuttunut mm. Vaalijalasta siirtyneiden yksiköiden henkilöstö- ja tarvikeostomäärärahat, ostopalveluista Vaalijalan laitoskuntoutuspalvelujen määrärahat sekä lastensuojelupalveluiden asiakaspalveluostoja. Lisäksi omaishoidon tuen avustusmääräraha puuttui kokonaan.
• Perhe- ja vammaispalveluiden asiakaslaskutus viivästyi eikä vuokratuottoja ollut kirjattu alkuvuonna muihin tuottoihin. Lisäksi kustannukset ovat ohjautuneet useille eri kustannuspaikoille ja tileille, joka on vaikeuttanut seurantaa.

Kehittämiskohteista prioriteeteiksi tulevalle vuodelle on suunniteltu systeemisen kokonaisuuden hahmottaminen ja tunnistaminen toimialalla ja yli toimialan rajojen, palveluiden integraation kehittäminen, työjaon, prosessien ja toimintaohjeiden yhtenäistäminen ja selkeyttäminen sekä hallinnollisen vuosikellon muodostaminen ja hallinnollisten prosessien osaamisen vahvistaminen.

Toimialalla riskienarviointi tehtiin osana talousarvion laadintaa. Vuonna 2023 toimialalla toteutuneista riskeistä merkittävimpinä voidaan pitää henkilöstöpulaa ja kohtuutonta työkuormitusta johtamisen eri tasoilla. Toimialan merkittävimmiksi riskeiksi on lisäksi arvioitu vaativan strategian sitoutumiseen liittyvät haasteet ja siihen liittyvä kustannuskehityksen hallinta. Kuormittuneisuus johtamisen eri tasoilla haastaa  myös lääkehoito- ja omavalvontasuunnitelmien yksikkötasoista toimeenpanoa. Riskien hallitsemiseksi on suunniteltu prosessien selkeyttämistä, psykososiaalisten kuormitustekijöiden selvittämistä ja arviointia, tehostettu rekrytointia, tehtävänkuvien päivitystä, talouden ja toiminnan suunnitteluprosessien kehittämistä ja yhteensovittamista hyvinvointialueen prosesseihin, taloudellisuus ja tuottavuusohjelman toimenpiteiden toteuttamista sekä palvelutuotannon kustannusten hallintaa ja työnhinnan kustannusvaikuttavuutta.  Arvioidut riskit aikataulutettuine hallintatoimenpiteineen on kirjattu hyvinvointialueen riskienhallintajärjestelmään.

Johtopäätöksenä toimialan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan osalta voidaan todeta, että hyvinvointialueen ensimmäisenä toimintavuotena on kyetty toteuttamaan sisäistä valvontaa, tunnistamaan keskeisiä riskejä ja hallitsemaan riskejä, mutta kokonaisvaltainen riskienhallinta vaatii jatkuvaa kehittämistä ja riskienhallinnan osaamisen kehittämisen tulee jatkua vuosittain.

Esityslistan oheisaineistona:

-          Perhe- ja vammaispalveluiden sisäisen valvonnan suunnitelma, toteutus ja raportointi 2023.

Taloudellisuus-, tuottavuus- ja integraatiovaikutusten arviointi

Toimialan sisäinen valvonta ja riskienhallinta vahvistaa ja yhdenmukaistaa hyvää hallintoa ja johtamista sekä toimialan toimintaa toimien lähtökohtana taloudellisuudelle ja tuottavuudelle sekä mahdollistaen osaltaa integraation.

Toimivallan peruste Hallintosääntö 41 §.

Esittelijä perhe- ja vammaispalveluiden toimialajohtaja

Päätösehdotus Perhe- ja vammaispalveluiden lautakunta hyväksyy perhe- ja vammaispalveluiden toimialan sisäisen valvonnan selonteon ja esittää sen tiedoksi aluehallitukselle.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.

Merkitään pöytäkirjaan, että
- Sari Hintikka-Varis saapui kokoukseen klo 9.38.
- Minna Mykkänen poistui klo 9.55.

Ahall 15.01.2024 § 6  

2178/00.01.02.00/2023  

 Valmistelija: Kati Kantanen

 puh. 044 740 1951, kati.kantanen(at)pshyvinvointialue.fi

 Esityslistan oheisaineistona:

• Perhe- ja vammaispalveluiden sisäisen valvonnan suunnitelma, toteutus ja raportointi 2023.

Valmistelijan päätösehdotus:

Aluehallitus päättää merkitä asian tietoon saaduksi.

Taloudellisuus-, tuottavuus- ja integraatiovaikutusten arviointi

Toimivallan peruste hallintosääntö 36 §

Esittelijä hyvinvointialuejohtaja

Päätösehdotus Aluehallitus päättää merkitä asian tietoon saaduksi.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.