Aluehallitus
Pöytäkirja 02.10.2023/Pykälä 307

Ahall 02.10.2023 § 307  

12355/07.00.01/2023  

 Valmistelija: Tuovi Piirainen, puh. 044 717 6719, tuovi.piirainen(at)pshyvinvointialue.fi

Laki sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta (616/2021, § 64) määrää kuntia siirtämään kunnan järjestämisvastuulle kuuluvassa toiminnassa syntyneet asiakas- ja potilasasiakirjat ja niihin liittyvät hallinnolliset asiakirjat, kunnan hallinnassa olevat toimintansa lopettaneiden yksityisten palveluntuottajien asiakas- ja potilasasiakirjat, kunnan sivistystoimen järjestämässä opiskeluhuollossa syntyneet kuraattorien asiakirjat sekä kunnan pelastustoimen asiakirjat sen hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon tai pelastustoimen palveluiden järjestämisestä vastaavalle toimivaltaiselle viranomaiselle, jonka alueeseen kunta kuuluu. Siirto koskee vain hyvinvointialueelle siirtyviä sosiaali- ja terveydenhuollon tehtäviin liittyviä asiakirjoja, joita ei ole arkistoitu. Pelastustoimen asiakirjat siirtyvät hyvinvointialueelle vuodesta 2004 alkaen.

§ 64 toisen momentin mukaan kuntayhtymän hallinnassa olevat edellä mainitut asiakirjat siirtyvät vastaavasti sen hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon tai pelastustoimen palveluiden järjestämisestä vastaavalle toimivaltaiselle viranomaiselle, jonka alueeseen kuntayhtymä kuuluu. Mikäli kuntayhtymä jakautuu useammalle hyvinvointialueelle, asiakirjat jakautuvat hyvinvointialueille kuntayhtymän palveluyksiköiden mukaisesti tai hyvinvointialueet voivat sopia asiakirjojen jakautumisesta.

Arkistointivaiheella tarkoitetaan tiedonhallintalain (906/2019, 21 §) mukaan tietoaineistojen säilytysvaiheen päättymistä, kun laissa erikseen säädetty säilytysaika tai tiedonhallintayksikön itse määrittelemä säilytysaika on päättynyt. Säilytysvaiheen aikana tietoaineistoja käytetään niihin käyttötarkoituksiin, joihin ne on kerätty, tai näihin rinnastettaviin tarkoituksiin. Säilytysajan määrittelee tiedonhallintayksikkö. Säilytysajan päätyttyä arkistoitaviksi määrätyt tietoaineistot arkistoidaan eli ne siirtyvät arkistointivaiheeseen ja muut tietoaineistot tuhotaan, siksi arkistoitavien tietoaineistojen arkistointivaiheen voidaan katsoa alkavan, kun asiaan liittyvät määräajan säilytettävät tietoaineistot on tuhottu. Jos kaikki samaan asiayhteyteen kuuluvat tietoaineistot ovat arkistoitavia, täytyy kunnan siirtyville tietoaineistoille määritellä säilytysvaiheen päättymisajankohta.

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos on antanut ohjeen aineistosiirroista. Ohjeessa kehotetaan hyvinvointialueita ja aineistoja luovuttavia organisaatioita sopimaan toimintatavoista, aikatauluista sekä kustannusten ja vastuiden jakautumisesta. Pohjois-Savon kuntien tulee laatia lainsäädännön mukaiset sopimukset Pohjois-Savon hyvinvointialueen kanssa.

Valmistelijan päätösehdotus:

1.1.2023 alkaen Pohjois-Savon hyvinvointialueen hallinnointivastuulle siirtyvät seuraavat tietoaineistot voimaanpanolain (616/2021)  ja terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen aineistosiirto-ohjeen mukaisesti Pohjois-Savon hyvinvointialueeseen kuuluvilta kunnilta:

- kuntien toiminnassa syntyneet asiakas- ja potilasasiakirjat, sekä niihin liittyvät säilytysvaiheessa olevat hallinnolliset asiakirjat sekä opiskeluhuollossa syntyneet kuraattorien asiakirjat

- kunnille siirrettyjen toimintansa lopettaneiden yksityisten palveluntuottajien asiakas- ja potilasasiakirjat

- pelastustoimen asiakirjat vuodesta 2004 alkaen

- sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymien toiminnassa syntyneet tietoaineistot

- digitaaliset asiakas- ja potilastiedot siirtyvät Pohjois-Savon hyvinvointialueen hallintaan

Analogiset tietoaineistot siirretään Pohjois-Savon hyvinvointialueen omiin tiloihin tietoaineistojen digitoimista varten. Pohjois-Savon hyvinvointialue sopii siirtoaikatauluista erikseen kuntakohtaisesti.

Kunnan tiloissa säilytettäviin Pohjois-Savon hyvinvointialueen vastuulle kuuluviin tietoaineistoihin kohdistuvista tietopyynnöistä vastaa kunta Pohjois-Savon hyvinvointialueen antamien ohjeiden mukaisesti siihen saakka, kunnes tietoaineistot on siirretty Pohjois-Savon hyvinvointialueen omiin tiloihin. Tietopalvelusta laskutetaan tietopalveluhinnaston mukaisesti.

Taloudellisuus-, tuottavuus- ja integraatiovaikutusten arviointi

Taloudellisuus- ja tuottavuusojhjelman mukainen päätös. Arkistojen siirrolla ja digitoinnilla minimoidaan vuokrakustannukset arkistojen osalta.

Esittelijä hyvinvointialuejohtaja

Päätösehdotus Aluehallitus päättää, että 1.1.2023 alkaen Pohjois-Savon hyvinvointialueen hallinnointivastuulle siirtyvät seuraavat tietoaineistot voimaanpanolain (616/2021)  ja terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen aineistosiirto-ohjeen mukaisesti Pohjois-Savon hyvinvointialueeseen kuuluvilta kunnilta:

- kuntien toiminnassa syntyneet asiakas- ja potilasasiakirjat, sekä niihin liittyvät säilytysvaiheessa olevat hallinnolliset asiakirjat sekä opiskeluhuollossa syntyneet kuraattorien asiakirjat
- kunnille siirrettyjen toimintansa lopettaneiden yksityisten palveluntuottajien asiakas- ja potilasasiakirjat
- pelastustoimen asiakirjat vuodesta 2004 alkaen
- sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymien toiminnassa syntyneet tietoaineistot
- digitaaliset asiakas- ja potilastiedot siirtyvät Pohjois-Savon hyvinvointialueen hallintaan

Analogiset tietoaineistot siirretään Pohjois-Savon hyvinvointialueen omiin tiloihin tietoaineistojen digitoimista varten. Pohjois-Savon hyvinvointialue sopii siirtoaikatauluista erikseen kuntakohtaisesti.

Kunnan tiloissa säilytettäviin Pohjois-Savon hyvinvointialueen vastuulle kuuluviin tietoaineistoihin kohdistuvista tietopyynnöistä vastaa kunta Pohjois-Savon hyvinvointialueen antamien ohjeiden mukaisesti siihen saakka, kunnes tietoaineistot on siirretty Pohjois-Savon hyvinvointialueen omiin tiloihin. Tietopalvelusta laskutetaan tietopalveluhinnaston mukaisesti.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.