Aluehallitus
Pöytäkirja 04.09.2024/Pykälä 267

Ahall 04.09.2024 § 267  

972/02.08.00/2024  

 Valmistelija: Tuomo Pekkarinen, puh. 044 717 2080, tuomo.pekkarinen(at)pshyvinvointialue.fi

 Hankinnan tausta

Pohjois-Savon hyvinvointialue on pyytänyt tarjouksia Pohjois-Savon hyvinvointialueen ja Keski-Suomen hyvinvointialueen käyttöön tulevasta Digitaalisesta asiointialustasta SaaS-palveluna toistaiseksi voimassa olevalle sopimuskaudelle.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on Keski-Suomen hyvinvointialueen ja Pohjois-Savon hyvinvointialueen yhteishankintana toteutettava, Pohjois-Savon hyvinvointialueen (”Hankintayksikkö”) kilpailuttama digitaalinen asiointialusta SaaS-palveluna.

Hankintayksiköiden välisen yhteistyösopimuksen mukaisesti Pohjois-Savon hyvinvointialue valmistelee ja toteuttaa kilpailutuksen. Osapuolet tekevät itsenäisesti digitaalisen asiointialustan hankintaa koskevan lopullisen hankintapäätöksen kumpikin omalta osaltaan.  KPMG Oy on toiminut kilpailutuksessa konsulttina. 

Hankinnalla haetaan yhtä kokonaisvastuullista toimittajaa. 

Hankittava kohde muodostuu seuraavista osa-alueista:

-          Digitaalinen asiointialusta SaaS-palveluna

-          Digitaalisen asiointialustan käyttöönottoprojekti

-          Erikseen tilattavat toiminnallisuudet (optiot)

-          Erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut (optiot)

Hankittavat palvelut on kuvattu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Ilmoitus ja hankintamenettely

Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo ylittää EU-kynnysarvon ja hankinta on kilpailutettu EU-kynnysarvon ylittävänä palveluhankintana. Ennakoitu kokonaisarvo on laskettu toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen kyseessä ollessa 48kk:n ajalle.

Hankintamenettelynä on käytetty hankintalain (1397/2016) 34 §:n mukaista neuvottelumenettelyä.

Hankinnasta on lähetetty 8.3.2024 julkaistavaksi hankintailmoitus. Hankintailmoitus on julkaistu julkisten hankintojen ilmoituskanavalla Hilmassa, TED-palvelussa ja Pohjois-Savon hyvinvointialueen Tarjouspalvelu.fi -portaalissa: 

-          ennakkoilmoitus nro 2024-006754 (TED 147691-2024), 11.3.2024 sekä,

-          hankintailmoitus nro 2024-008358 (TED 222181-2024), 16.4.2024 

Hankintamenettelynä on käytetty hankintalain (1397/2016) 34 §:n mukaista neuvottelumenettelyä.
Hankintayksikkö järjesti neuvottelut hankintasopimuksen ehdoista hankinnan aiemmassa vaiheessa valittujen neljän (4) ehdokkaan kanssa:

-          Tietoevry Finland Oy

-          Oiva Health Oy

-          Suomen Terveystalo Oy 

-          Mehiläinen Oy

Neuvottelujen aikataulu ja sisältö oli seuraava:

* Hankinnan kohde ja toiminnallisuudet
- tiistai 4. kesäkuuta 2024 9.00–11.30
- tiistai 4. kesäkuuta 2024 13.00–15.30
- keskiviikko 5. kesäkuuta 2024 9.00–11.30
- keskiviikko 5. kesäkuuta 2024 13:00-15:30
*Tekniset yksityiskohdat, integraatiot ja käyttöönotto
- torstai 6. kesäkuuta 2024 9.00–11.30
- torstai 6. kesäkuuta 2024 13.00–15.30
- perjantai 7. kesäkuuta 2024 9.00–11.30
- perjantai 7. kesäkuuta 2024 13:00-15:30
*Sopimukset ja niiden liitteet, kilpailutuksen toteutus, hinnoittelumalli
- maanantai 10. kesäkuuta 2024 9.00–11.00
- maanantai 10. kesäkuuta 2024 13.00–15.00
- tiistai 11. kesäkuuta 2024 9.00–11.00
- tiistai 11. kesäkuuta 2024 13.00–11.00

Neuvottelujen päätyttyä hankintayksikkö pyysi tarjouksia neuvotteluihin osallistuneilta ehdokkailta. Lopullinen tarjouspyyntö lähetettiin ehdokkaille 28.6.2024.

Lisätietokysymysten esittämisen määräaika oli 8.7.2024 klo 10:00. Kysymyksiä esitettiin määräaikaan mennessä 36 kappaletta ja kaikkiin kysymyksiin vastattiin 12.7.2024 mennessä.

Tarjoukset tuli jättää 9.8.2024 klo 14.00 mennessä. Määräaikaan mennessä saapui yhteensä kaksi (2) tarjousta:

-          Suomen Terveystalo Oy

-          Mehiläinen Oy 

Tarjoukset avattiin 12.8.2024. Tarjousten avaustilaisuus ei ollut julkinen.

Tarjoajien soveltuvuutta ei tarkistettu, koska soveltuvuusvaatimukset on tarkastettu hankintamenettelyn aiemmassa vaiheessa sekä tarjoajat ovat tarjouspyyntöä jättäessään vakuuttaneet, etteivät annetut tiedot ole muuttuneet.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Saadut tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia eikä yhtään tarjouksista ole hylätty.

Vertailu
Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on hinta-laatusuhde, jossa tarjousten vertailu on toteutettu pisteyttämällä. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole olleet sallittuja.

Hintavertailusta on voinut saada maksimissaan 30 pistettä ja laatuvertailusta maksimissaan 70 pistettä. Tarkemmat pisteytysperusteet ja näiden suhteellinen painoarvo on kuvattu alla olevassa tarjousten vertailukaaviossa.

Hintapisteet jakautuivat siten, että käyttöönottoprojektin kokonaishinnasta sekä erikseen tilattavien asiantuntijapalveluiden kokonaishinnasta voi molemmista saada enintään 3 pistettä (10 % hintapisteistä). SaaS-palvelun vuosihinnasta on voinut saada enintään 24 pistettä (80 % hintapisteistä). Vertailtavista hinnoista saatavat pisteet on laskettu kaavalla: alhaisin vertailuhinta / tarjoajan vertailuhinta * enimmäispistemäärä.

Laatupisteytyksessä on arvioitu käyttöönoton projektisuunnitelmaa ja integraatiosuunnitelmaa. Molempia suunnitelmia on arvioitu porrastetulla pisteytyksellä. Suunnitelma on arvioitu pistemäärillä 0, 4, 7 - 10 ja pisteytysperusteet on määritelty hankinta-asiakirjoissa. Integraatiosuunnitelmasta on voinut saada arvioinnin mukaisesti enintään 10 laatupistettä. Käyttöönoton projektisuunnitelmasta on voinut saada enintään 20 pistettä ja laatupisteet on saatu kertomalla suunnitelma arviointipisteytys kahdella.

Käytettävyysarvioinneista on voinut saada enintään 40 laatupistettä. Käytettävyysarvioinneissa on ollut viisi käyttötapausta, joita asiantuntijat ovat arvioineet asteikolla (0–10). Jokaisesta käyttötapauksesta on laskettu tarjoajille erikseen keskiarvopisteet, joista on edelleen laskettu tarjoajakohtainen, yhteinen keskiarvo, jota käytetään laatupisteiden määrityksessä. Laatupisteet käytettävyysarvioinneista on arvioitu kaavalla: tarjoajan saamat keskiarvo / korkein saatu keskiarvo * 40.

Kokonaistaloudellisen vertailun perusteella Mehiläinen Oy sai 94,58 pistettä ja Suomen Terveystalo Oy 83,53 pistettä. Vertailun pisteytyksen jakautuminen on kuvattu tarkemmin liitteellä 1.

Tarjousasiakirjojen julkisuus
Hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen sovelletaan hankintalain 138 §:ää ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Esityslistan liitteenä:

-          Liite 1. Vertailutaulukko

-          Liite 2. Laadullinen arviointi

-          Liite 3. PSHVA_Digitaalinen asiointialusta_hinnat_30.8.2024

Valmistelijan päätösehdotus:

Aluehallitus päättää:

1.      Aluehallitus päättää hankkia digitaalisen asiointialustan SaaS-palveluna Pohjois-Savon hyvinvontialueen käyttöön kilpailutuksen (kansallinen hankintanro 10627 / Digitaalinen asiointialusta SaaS) tuloksen mukaisesti. Hankinnan palveluntuottajaksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättänyt Tarjoaja Mehiläinen Oy.
2.      PSHVA:n digitaalisten palveluiden palvelutuotanto tuotetaan hyvinvointialueen omilla henkilöresursseilla. Toimialat sitoutuvat palveluiden käyttöönottoon digitaalisen asiointialustan teknisen käyttöönoton valmistumisen yhteydessä käyttöönottoprojektin aikana vaiheittain vuoden 2025 loppuun mennessä.

Taloudellisuus-, tuottavuus- ja integraatiovaikutusten arviointi

Hankittava digitaalinen asiointialusta vastaa osaltaan PSHVA:n palvelujärjestelmäuudistuksessa esitettyihin digipalveluiden kehittämistarpeisiin. Digipalvelujen avulla tavoitellaan sote-palveluiden saatavuuden ja saavutettavuuden parantamista. Digialuusta tuo kustannustehokkuutta palvelujen tarjoamiseen hyvinvointialueiden maantieteellisesti laajoilla ja väestöllisesti hajautuneilla toiminta-alueilla.

Toimivallan peruste hallintosääntö 93 §

Esittelijä hyvinvointialuejohtaja

Päätösehdotus Aluehallitus päättää:
1) Hankkia digitaalisen asiointialustan SaaS-palveluna Pohjois-Savon hyvinvointialueen käyttöön kilpailutuksen (kansallinen hankintanro 10627 / Digitaalinen asiointialusta SaaS) tuloksen mukaisesti. Hankinnan palveluntuottajaksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättänyt Tarjoaja Mehiläinen Oy.

2) Pohjois-Savon hyvinvointialueen digitaalisten palveluiden palvelutuotanto tuotetaan hyvinvointialueen omilla henkilöresursseilla. Toimialat sitoutuvat palveluiden käyttöönottoon digitaalisen asiointialustan teknisen käyttöönoton valmistumisen yhteydessä käyttöönottoprojektin aikana vaiheittain vuoden 2025 loppuun mennessä.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.