Perhe- ja vammaispalveluiden lautakunta
Pöytäkirja 09.12.2024/Pykälä 112

Pevamltk 09.12.2024 § 112  

278/00.01.02.00/2024  

 Valmistelija: perhe- ja vammaispalveluiden toimialajohtaja

 Kati Kantanen, p. 044 740 1951, kati.kantanen@pshyvinvointialue.fi

Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan hyvinvointialueen sisäisiä menettely- ja toimintatapoja, joilla pyritään varmistamaan toiminnan laillisuus, tuloksellisuus ja taloudellisuus.

Perhe- ja vammaispalveluiden toimialalla sisäinen valvonta on osa normaalia päivittäisjohtamista. Sisäisen valvonnan avulla arvioidaan toimialalle asetettujen tavoitteiden toteutumista, toimintaprosesseja ja riskejä.

Sisäiseen valvontaan kuuluvat muun muassa johdolle ja luottamuselimille laadittavat raportit, toiminnan ja erityisesti poikkeamien seuranta, talousarvion toteutumisen seuranta, säädösten ja ohjeiden noudattamisen valvonta, hyväksymis- ja valtuutusmenettelyt sekä tekniset valvontatoimenpiteet.

Vuoden 2024 sisäisen valvonnan painopisteinä hyvinvointialuetasoisesti olivat talouden säännölliset kontrollit (ml. toimivaltuuksien noudattaminen ja talous- ja tuottavuusohjelman seuranta), häiriötilanteisiin varautuminen (valmiussuunnitelmien ajantasaisuus) sekä prosessien ja palvelujen kuvaaminen Arter IMS- ja ARC-järjestelmiin.

Toimialan sisäisen valvonnan toteutuksessa havaittiin, että

• talouden säännölliset kontrollit ml. toimivaltuuksien noudattaminen sekä talous- ja tuottavuusohjelman seuranta toteutuvat ohjeistuksen mukaisesti
• häiriötilanteisiin varautuminen ja valmiussuunnitelmien ajantasaisuus on edennyt toimialalla suunnitellusti, toimialojen suunnitelmien yhteensovittaminen on kesken eikä kaikilta osin häiriö- ja poikkeusolojen perehdyttämistä ole pystytty toteuttamaan.
• prosessien ja palvelujen kuvaaminen Arter IMS- ja ARC-järjestelmiin on edistynyt suunnitellusti, toimeenpanossa on hyödynnetty hanketyötä.

Toimialan sisäisen valvonnan toteutuksessa muina huomioina havaittiin, että

• Hyvinvointialue on edelleen vakiintumisvaiheessa, mikä on näkynyt erilaisina muutoksina toimialalla ja johtamisrakenteessa.
• Toimintavuoden aikana toimialaa on kuormittanut rekrytointihaasteet, tehtävänjaot ja työmäärän vaihtelut sekä yhteistoimintaneuvottelut ja niihin liittyneet rekrytointikiellot, mitkä ovat haastaneet toimialan palveluiden järjestämistä.
• Lain määrittämää henkilöstömitoitusta ei kaikilta osin täytetä perhe- ja vammaispalveluissa. Poikkeavuutta on henkilöstön saatavuudessa ja henkilöstöresurssien riittävydessä, mikä on vaikeuttanut palvelutuotannon järjestämistä sekä kasvattanut ostopalveluja.
• Esihenkilöiden kuormittuneisuutta on raportoitu, mikä on näkynyt siinä, ettei johtamisen eri osa-alueille ole ollut riittävästi aikaa.
• Palvelutuotannossa on tapahtunut määräaikojen ylittymisiä johtuen resurssivajeista. Valtaosin palvelut on kuitenkin pystytty järjestämään säädettyjen määräaikojen puitteissa.  Lisäksi palveluissa, joissa ei ole määräaikoja, on merkittävää viivettä.
• Toimialajohdon johtamista ja päätöksentekoa varten tarvittavat tiedot eivät kaikilta osin ole riittäviä tai oikea-aikaisia. Perhe- ja vammaispalveluiden tiedolla johtamisen tietojen saatavuudessa merkittäviä puutteita johtuen  tietojohtamisen työkalujen keskeneräisyydestä. Kokonaisuuden hahmottaminen on haastavaa monen tietojärjestelmän tilanteessa.
• Hallinnon eri osa-alueiden tuki toimialalle vakiintumatta.

Toimialan sisäisen valvonnan toteutuksessa todettiin, että

• Perhe- ja vammaispalveluiden järjestämisen yhdenmukaisuus on edennyt hyvinvointialuetasoisesti.
• Palvelurakenneuudistuksen tarpeet on tunnistettu ja niistä on laadittu suunnitelma sekä tunnistettu yhteistyöpinnat niin hyvinvointialueen sisäisesti kuin ulkoisesti.
• Toimialalla on tunnistettu systeeminen kokonaisuus ja palveluiden integraation kehittämisen tarpeet reunaehtoineen.
• Toimialalla on yhtenäistetty ja selkeytetty työjakoa, prosesseja ja toimintaohjeita.

Kehittämiskohteista prioriteeteiksi tulevalle vuodelle on suunniteltu palvelurakenneuudistamisen toimeenpanosuunnitelman laatiminen ja sen jalkauttaminen, toiminnan ja talouden turvaaminen riittävillä henkilöstöresursseilla ja tehtävien tarpeenmukaisella kohdentamisella sekä toimialan riskien arviointiin perustuvien toimenpiteiden toteutukseen viemisen ja seurannan edistäminen.

Toimialan riskienarviointi päivitettiin osana talousarvion laadintaa. Toimialan merkittävimmiksi riskeiksi on lisäksi arvioitu palvelutuotannon lainmukaisen toiminnan järjestäminen, sitoutuneen ja ammattitaitoisen henkilökunnan saatavuus, toimialan johtamisrakenteen resilienssi ja palvelurakenneuudistuksen jalkauttaminen. Vuonna 2024 toimialalla toteutuneista riskeistä merkittävimpinä voidaan pitää lastensuojelulain mukaisen asiakasmitoituksen toteutumattomuus, henkilöstön saatavuuspoikkeamat ympärivuorokautisissa palveluissa, opiskeluhuollon psykologimitoituksen ja perhesosiaalityön sosiaalityön resurssien vajeet sekä vammaispalveluiden osaamiskeskuksen henkilöstön riittämättömyys.

Toimialan sisäisen valvonnan kokonaisuuden rinnalla on kuvattu myös yksikkökohtaisesti riskit ja niihin liityviä toimenpiteitä. 

Riskien hallitsemiseksi on suunniteltu prosessien selkeyttämistä, psykososiaalisten kuormitustekijöiden selvittämistä ja arviointia, tehostettu rekrytointia, tehtävänkuvien päivitystä, talouden ja toiminnan suunnitteluprosessien kehittämistä ja yhteensovittamista hyvinvointialueen prosesseihin, taloudellisuus ja tuottavuusohjelman toimenpiteiden toteuttamista sekä palvelutuotannon kustannusten hallintaa ja työnhinnan kustannusvaikuttavuutta. Arvioidut riskit aikataulutettuine hallintatoimenpiteineen on kirjattu hyvinvointialueen riskienhallintajärjestelmään.

Johtopäätöksenä perhe- ja vammaispalveluiden toimialan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan osalta voidaan todeta, että toimintavuotena on kyetty toteuttamaan sisäistä valvontaa, tunnistamaan keskeisiä riskejä ja hallitsemaan riskejä. Kokonaisvaltainen riskienhallinta vaatii jatkuvaa kehittämistä ja riskienhallinnan osaamisen kehittämisen tulee jatkua vuosittain.

Esityslistan oheisaineistona:

• Perhe- ja vammaispalveluiden sisäisen valvonnan itsearviointi 2024

Valmistelijan päätösehdotus:

Perhe- ja vammaispalveluiden lautakunta hyväksyy perhe- ja vammaispalveluiden toimialan sisäisen valvonnan itsearvioinnin vuodelle 2024 ja esittää sen tiedoksi aluehallitukselle.

Ennakkovaikutusten arviointi

Toimivallan peruste hallintosääntö 41 §, lautakunnan erityistehtävät kohta 7.

Esittelijä perhe- ja vammaispalveluiden toimialajohtaja

Päätösehdotus Perhe- ja vammaispalveluiden lautakunta hyväksyy perhe- ja vammaispalveluiden toimialan sisäisen valvonnan itsearvioinnin vuodelle 2024 ja esittää sen tiedoksi aluehallitukselle.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.