Aluehallitus
Pöytäkirja 23.10.2023/Pykälä 345

Ahall 23.10.2023 § 345  

3311/02.08.00/2023  

 Valmistelija: Tuomo Pekkarinen, puh. 044 717 2080, tuomo.pekkarinen(at)pshyvinvointialue.fi

Tausta

Pohjois-Savon hyvinvointialueen aluehallitus päätti kokouksessaan 19.12.2022 käynnistää hyvinvointialueen potilastietojärjestelmien yhtenäistämiseksi yhteisen potilastietojärjestelmän hankinnan esivalmistelun siten, että potilastietojärjestelmä hankitaan Istekki Oy:n tuottamana palveluna, valtuuttaa tietohallintojohtajan valmistelemaan ja toteuttamaan vaatimusmäärittelytyön organisoinnin, jolla varmistetaan hankittavan potilastietojärjestelmän soveltuvuus Pohjois-Savon hyvinvointialueen tarpeisiin sekä palvelun tuottamisen että käyttäjien näkökulmasta, valtuuttaa tietohallintojohtajan valmistelemaan hankinnan käynnistämisen kuitenkin siten, että hyvinvointialue tekee päätöksen hankinnan käynnistämisestä ennen tarjouspyynnön julkaisemisesta.

Hankinnan valmistelu ja vertailukriteerit

Hankintaa valmistelleeseen ohjausryhmään ovat kuuluneet Pohjois-Savon hyvinvointialueelta Antti Hedman, Sami Haapamäki, Jussi Lampi, Outi Kalske, Tuomo Pekkarinen ja Jari Saarinen. Lisäksi hankintaa on säännöllisesti käsitelty hyvinvointialueen johtotiimissä. Hankinnasta on teetetty myös kokonaisriskiarvio kolmannella osapuolella ja siinä tehdyt löydökset ovat huomioitu hankinnan valmistelussa.

Istekki käynnisti aluehallituksen päätöksen (Ahall 19.12.2022 § 401) pohjalta hankinnan valmistelun ja kartoitti muiden hyvinvointialueiden halukkuuden osallistua hankintaan. Kartoituksen pohjalta hankinta päädyttiin tekemään Pirkanmaan ja Pohjois-Savon hyvinvointialueille, ja Istekki julkaisi hankinnasta tietopyynnön maaliskuussa 2023. Toimittajille järjestettiin markkinavuoropuhelu, jonka puitteissa pyrittiin saamaan näkemys tarjolla olevista vaihtoehdoista ja samalla haluttiin varmistaa julkaistavan tarjouspyynnön vaatimusten tarkoituksenmukaisuus järjestelmätoimittajien näkökulmasta.

Käyttäjät ovat osallistuneet tiiviisti toiminnallisten vaatimusten määrittelytyöhön. Työpajoihin osallistui yli 200 sote-ammattilaista. Tarjouspyynnön toiminnalliset vaatimukset on laadittu kyseisten työpajojen pohjalta, ja vertailukriteereissä korostetaan järjestelmän käytettävyyttä ammattilaisen käytännön työn näkökulmasta. Hankinnassa varaudutaan lisäksi siihen, että järjestelmää tullaan kehittämään sopimuskauden aikana toiminnan muuttuvien tarpeiden ja teknologian tarjoamien mahdollisuuksien mukaisesti. Käyttäjät priorisoivat hankittavan järjestelmän jatkokehityskohteet.

Tarjouspyynnön vertailukriteereissä korostetaan toimittajan kyvykkyyttä nopeaan käyttöönottoon, koska yhtenäinen järjestelmä on edellytys Pohjois-Savon hyvinvointialueen strategian toimeenpanolle. Se mahdollistaa muun muassa nopeamman ja tasavertaisen palveluihin pääsyn, hoidon jatkuvuuden hoitoyksiköstä riippumatta sekä henkilöstön liikkuvuuden hyvinvointialueen sisällä.

Järjestelmän tavoitteena on kriittisen palvelutuotannon toiminnan jatkuvuuden turvaaminen. Tämän rinnalla on kuitenkin kyettävä ketterään kehitykseen ja mahdollistettava valikoitujen kumppanien hyödyntäminen esimerkiksi asukkaan digipalvelujen osalta. Tästä syystä valittavalta järjestelmältä edellytetään kyvykkyyttä eri järjestelmien integraatioihin rajapintojen kautta.

Itäisen yhteistyöalueen sisällä on syksyllä 2023 toteutettu Pohjois-Karjala vetoisesti PTJ-selvitys, jonka tulokset valmistuvat marraskuussa 2023. Käytyjen keskustelujen perusteella YTA-alueen tasoiset yhteishankinnat ajoittuvat vuosille 2025-2030 ja näitä suunnitellaan vuosina 2023-2024 yhteisen YTA-tahtotilan selkeydyttyä.

Kustannukset

Istekiltä palveluna hankittavan potilastietojärjestelmän jatkuvan palvelun kustannukset katetaan käyttömenoista. Jatkuvaan palveluun sisältyy mm. palvelumaksut ohjelmiston, alustan ja tukipalvelujen osalta. Käyttöönottoprojekti rahoitetaan hyvinvointialueen omana investointina ja se sisältää tarvittavat koulutukset, integraatiot ja konfiguroinnit. 

Hankinnan enimmäiskustannus on Pohjois-Savon hyvinvointialueen osalta neljän vuoden sopimuskaudella enintään 34 miljoonaa euroa, josta jatkuvan palvelun osuus on enintään 28 M€ (vastaa nykyisten PTJ-järjestelmien yhteenlaskettua vuosikustannusta) ja käyttöönottoprojektin osuus enintään 6 M€.  Summat sisältävät sekä Istekki Oy:n osuuden, että valitun järjestelmätoimittajan osuuden.

Käyttöönottoprojektin kustannus sisältää myös oman henkilöstön osalta koulutus- ja toimintamallien yhtenäistämiseen liittyvää kustannusta, jonka arvioidaan olevan 0,5 htp- 3 htp / käyttäjä valitun toimittajan mukaan.

Toimivalta

Aluehallituksen aiemman päätöksen mukaisesti potilastietojärjestelmän hankinnan käynnistäminen tuodaan aluehallituksen päätettäväksi.

Hankintamenettelyssä hankintayksikkönä toimii hyvinvointialueen toimeksiannon perusteella Istekki Oy, joka tekee tarjouskilpailun jälkeen varsinaisen hankintapäätöksen. Hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi hyvinvointialue tekee Istekin kanssa käyttöönotto- ja palvelusopimuksen.

Valmistelijan päätösehdotus:

Aluehallitus päättää:

1)                    valtuuttaa Istekki Oy:n julkaisemaan potilastietojärjestelmän hankinnasta tarjouspyynnön Istekin ollessa hankintayksikkö,

2) valtuuttaa tietohallintojohtajan tekemään Istekki Oy:n kanssa asiaan liittyvät käyttöönotto- ja palvelusopimukset Istekki Oy:n kanssa enimmäiskustannus-esityksen puitteissa.

Taloudellisuus-, tuottavuus- ja integraatiovaikutusten arviointi

Potilastietojärjestelmien yhtenäistäminen nopealla aikataululla on edellytys hyvinvointialueen asiakastiedon käytettävyyden varmistamiselle sekä tiedolla johtamisen, sähköisen asioinnin ja muiden digitaalisten ratkaisujen jatkokehittämiselle.

Toimivallan peruste hallintosääntö 93 §

Esittelijä hyvinvointialuejohtaja

Päätösehdotus Aluehallitus päättää:
1) valtuuttaa Istekki Oy:n julkaisemaan potilastietojärjestelmän hankinnasta tarjouspyynnön Istekin ollessa hankintayksikkö,
2) valtuuttaa tietohallintojohtajan tekemään Istekki Oy:n kanssa asiaan liittyvät käyttöönotto- ja palvelusopimukset Istekki enimmäiskustannus-esityksen puitteissa.

Päätös Merkitään pöytäkirjaan, että:
- Kari Janhonen ilmoitti olevansa esteellinen (HL 28.1, kohta 5) ja poistui kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi klo 13.30 - 13.55.

Päätösehdotus hyväksyttiin.