Ikäihmisten ja hoivapalveluiden lautakunta
Pöytäkirja 18.12.2023/Pykälä 120

Ikaholtk 18.12.2023 § 120  

2178/00.01.02.00/2023  

 Valmistelija: toimialajohtaja Mikko Korhonen, p. 044 718 6200, mikko.korhonen@pshyvinvointialue.fi

Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan hyvinvointialueen sisäisiä menettely- ja toimintatapoja, joilla pyritään varmistamaan toiminnan laillisuus, tuloksellisuus ja taloudellisuus. Ikääntyneiden palveluiden toimialalla sisäinen valvonta on osa normaalia päivittäisjohtamista. Sisäisen valvonnan avulla arvioidaan toimialalle asetettujen tavoitteiden toteutumista, toimintaprosesseja ja riskejä.

Sisäiseen valvontaan kuuluvat muun muassa johdolle ja luottamuselimille laadittavat raportit, toiminnan ja erityisesti poikkeamien seuranta, talousarvion toteutumisen seuranta, säädösten ja ohjeiden noudattamisen valvonta, hyväksymis- ja valtuutusmenettelyt sekä tekniset valvontatoimenpiteet. Vuoden 2023 sisäisen valvonnan painopisteinä hyvinvointialuetasoisesti olivat omavalvonnan toteutuminen, määräaikojen noudattaminen palveluihin pääsyn tai palvelun osalta sekä työajanseurannan järjestäminen ja työaikapoikkeamien hallinta.

Toimialan sisäisen valvonnan toteutuksessa merkittäviä poikkeamia havaittiin seuraavissa:

• Lähtökohtana on yhdistyminen 19 palvelujärjestäjän tilanteesta yhden järjestäjän toimintamalliin. Tämä tarkoittaa sitä, että toiminnan taustalla on lukuisia toiminta- ja organisaatiokulttuureita . Yhden vuoden aikana yhdenmukaistaminen on käynnistynyt, mutta sen loppuun saattaminen ottaa aikaa.Prosessin ollessa kesken palvelujen yhdenmukainen järjestäminen ei toteudu optimaalisesti.

•  Merkittävin toimialan toimintaa haitannut tekijä vuoden 2023 aikana on ollut työntekijäpula. Lähtevän henkilökunnan sijalle ei ole saatu palkattua uutta henkilöstöä, minkä seurauksena sijaisten ja vuokratyövoiman käyttö on ollut mittavaa .Vain  60% toimialan valituista tehtävistä on ollut täytettynä vakituisella henkilökunnalla. Loppuvuotta kohti korjaavat toimenpiteet vakituisen henkilöstön vahvistamisen suhteen ovat käynnistyneet toimialan ja  HR- palvelujen yhteistyönä. Työajan seuranta sinällään näyttäisi toteutuvan, mutta yksikkökohtaisia eroja on todettu.

• Henkilöstön saatavuuteen liityvät ongelmat ovat haitanneet myös palvelujen järjestämistä  Korjaavana toimenpiteenä asiakasohjauksen resurssointia vahvistettiin 11 uudella viralla. Tehtyjen toimenpiteiden seurauksena viranhaltijan arvion pohjalta palvelujen määräaikojen toteumien on selkeästi korjaantunut vuoden aikana. Yleisesti ottaen voidaan todeta, että palvelun arvioinnin määräajat toteutuvat, mutta palvelun järjestämisessä ongelmia on yksittäisillä asiakkailla varsinkin keskeisellä alueella asumispalvelujen saamisen suhteen.

• Uusi organisaatiorakenne jossa toimialalla on vain linjajohto, joka tukeutuu asiantuntijatyön osalta konsernin palveluihin, on ollut toimialan näkökulmasta haastava. Keskitettyjen palvelujen tuki on jäänyt ohueksi haitaten mm. valmiussuunnittelutyötä, omavalvonnan yksikkökohtaista edistämistä tai tietojohtamisen osalta ajantasaisen tiedonsaannin puutteita palvelujen määräaikojen tai asiakasmäärien kehittymisen suhteen. Oma valvonnan osalta on tukeuduttu siirtyneiden organisaatioiden omavalvonta- suunnitelmiin eikä omavalvontasuunnitelmien päivittämistä yksikkötasolla ole kyetty edistämään yhteisten asiaa edistävien rakanteiden puuttuessa. Hyvinvointialuetasoinen asian edistäminen jatkossa toimialan toimien rinnalla varmistaa sen, että omavalvonta suunnitelma toimii merkittävänä johtamisen tuen välineenä ja laatutyökaluna.

• Vuonna 2023 toimialalla toteutuneista riskeistä merkittävänä   voi pitää myös kohtuutonta työkuormitusta johtamisen eri tasoilla. Linjaorganisaation kuormittuneisuus haastaa   strategian ja erilaisten suunnitelmien sekä ohjeiden toimeenpanoa merkittävästi yksikkötasolla.

• Ikääntyneiden palveluiden talousarvio on toteutunut valtuuston sitovien erien osalta varsin hyvin.On kuitenkin syytä huomioida, että toimialan henkilöstön saatavuuteen liittyvien haasteiden takia henkilöstökulut toimialalla alittuvat, mikä vastaavasti  näkyy keskitettyjen palveluiden sijais- ja vuoratyövoimakulujen ylityksenä Talouden seurantaa on vaikeuttanut vakiintumattomat tiliöintikäytännöt.

 Kehittämiskohteista prioriteeteiksi tulevalle vuodelle on suunniteltu  toimenpiteet, joilla hallitaan johtajien ja lähiesihenkilöiden työpöytää. Toimialan näkökulmasta tämä tarkoittaa keskitettyjen tukipalvelujen ja toimialan välisen työnjaon selkeyttämistä ja toimialla olevaa riittävää asiantuntija tukea ja muuta johdontukea.

 Kehittämisen keskiössä on tulevana vuonna on  myös palveluprosessien kehittäminen siten, että palvelujen jonottamien ja odottaminen saadaan hallittua ja jonoja lyhennettyä.

 Uusi palvelujärjestelmän suunittelutyö on käynnistynyt ja sen keskeisimpiä tavoitteita on tunnistaa ja edistää keinoja joilla syntyvää hoivan tarvetta voidaan vähentää. Keskeistä on tunnistaa toimialojen väliset intergraatiorajapinnat ja edistää toimialarajat ylittäviä ratkaisuja.

 Talousarvion toteutumisen ja henkilöstön saatavuuteen liityvät ongelmat vaativat nopeita ratkaisuja. Toimialan tukena on käynnissä lukuisia erilaisia kehittämishankkeita, joilla vastataan tulevaisuuden haasteisiin. Kehittämishankkeiden  osalta keskeistä on kyetä varmistamaan, että ao kehityshankkeiden tavoiteet sisällöllisesti ja aikataulullisesti vastaavat toimialan muutostarpeisiin ja mahdollistavat nopean uudistumisen.

 Mikäli muutosvauhti jää hitaaksi muodostaa se selkän riskin tavoitteiden toteutumiselle.

 Toimialan sisäisen valvonnan kokonaisuuden rinnalla on kuvattu myös yksikkökohtaisesti riskit.  Asiakasohjauksessa, asumispalveluissa ja kotiin annettavissa palveluissa on tunnistettu  yhteensä 11 riski-/kehittämiskohdetta kohdetta, joista esimerkin omaisesti esille voi nostaa  seurannan, joka kohdistuu henkilöstömitoituksen toteutumiseen tai kotihoidossa asiakkaille osoitettujen palvelutuntien toteutumisen seurantaan sekä toimenpiteet liittyen omaishoidon tuen prosesseihin.

Toimialalla riskienarviointi tehtiin osana talousarvion laadintaa.

Ensimmäinen toimintavuosi on keskittynyt organisaation rakentamiseen ja hallinnollisten käytäntojen jalkauttamiseen.Toiminnan vakiintuessa ensimmäisen toimintavuoden loppupuolella mahdollistaa se jatkokehitystyön.

 Keskeisimmät nostot sisäisestä valvonnasta ja riskien hallinasta on kuvattu yllä.

 Arvioidut riskit aikataulutettuine hallintatoimenpiteineen on kirjattu hyvinvointialueen riskienhallintajärjestelmään.

Johtopäätöksenä toimialan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan osalta voidaan todeta, että hyvinvointialueen ensimmäisenä toimintavuotena on kyetty toteuttamaan sisäistä valvontaa, tunnistamaan keskeisiä riskejä ja hallitsemaan riskejä, mutta kokonaisvaltainen riskienhallinta vaatii jatkuvaa kehittämistä ja riskienhallinnan osaamisen kehittämisen tulee jatkua vuosittain.

Esityslistan oheisaineistona:

Ikääntyneiden palveluiden sisäisen valvonnan suunnitelma, toteutus ja raportointi 2023

Taloudellisuus-, tuottavuus- ja integraatiovaikutusten arviointi:

Toimialan sisäinen valvonta ja riskienhallinta vahvistaa ja yhdenmukaistaa hyvää hallintoa ja johtamista sekä toimialan toimintaa toimien lähtökohtana taloudellisuudelle ja tuottavuudelle sekä mahdollistaen osaltaan integraation.

Toimivallan peruste Hallintosääntö 43 §, kohta 7

Esittelijä ikääntyvien palveluiden toimialajohtaja

Päätösehdotus Ikääntyneiden ja hoivapalveluiden lautakunta hyväksyy ikääntyneiden palvelujen toimialan sisäisen valvonnan selonteon ja lähettää sen edelleen  aluehallitukselle.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.