Aluehallitus
Pöytäkirja 11.04.2022/Pykälä 45

Ahall 11.04.2022 § 45  

58/02.08.00/2022  

 Valmistelijat: Muutosjohtaja Janne Niemeläinen, janne.niemelainen@kuh.fi, 044 717 946 ja tukipalveluiden vastuuvalmistelija Anne-Mari Lappalainen, anne-mari.lappalainen@ylasavonsote.fi, 040 1598235

Servica Oy tuottaa omistajilleen ruokahuollon, laitoshuollon, logistiikan, keskusvaraston, terminaalin, välinehuollon ja kiinteistöhuollon palveluita sekä lähettipalveluita ja apuvälinehuoltoa tukevia palveluita.

Servica Oy:n nykyiset omistajat luovuttajaorganisaatioista käyvät ilmi esityslistan liitteenä olevasta yhteenvetotaulukosta.

Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin omistus Servica Oy:stä siirtyy hyvinvointialueelle 1.1.2023.

Lähtökohtana tukipalveluiden valmistelulle on ollut:

1) tukipalvelutuotannon turvaaminen häiriöttä 1.1.2023 alkaen

2) potilas- ja asiakasturvallisuuden varmistaminen ja sen turvaaminen

3) tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvien riskien minimointi

4) hyvinvointialueen kannalta taloudelliset ratkaisut ottaen huomioon kuntien intressit voimassa olevan lainsäädännön asettamissa rajoissa

Aluehallitus palautti tukipalveluiden hankintaa koskevan asian takaisin valmisteltavaksi 21.3.2022 kokouksessaan ja pyysi lisäselvitystä alla oleviin asioihin:

• tiedot hyvinvointialueen kautta in-house yhtiöihin siirtyvän henkilöstön määristä

• arviot esitettyihin ratkaisuihin liittyvistä kustannussäästöistä

• käänteisen sidosyksikköhankinnan mahdollisuudet tukipalveluiden hankinnassa

• ruokapalveluja koskevan tilanteen selvittäminen eri kunnissa yhdessä kuntien ja Servican kanssa

Aluehallituksen lisäselvitystä koskeviin seikkoihin on pyydetty tiedot in-house yhtiöiltä ja kuntien kanssa on pidetty yhteinen tilaisuus 25.3. kuntien ruokahuollon palveluiden tilanteesta ja jatkosuunnitelmista.

Käänteisestä in-house hankinnasta on Kuntaliiton kanta (tukipalveluwebinaari 16.2.2022), jonka mukaan sitä ei tulisi käyttää siihen liittyvien riskien takia.

Kaikkien tukipalveluiden tuottamista koskevien lähtökohtien toteutuminen edellyttää yhtenäisiä toimintamalleja (mm. tietojärjestelmät), hyvää johtamista ja prosessien kehittämistä. Merkittävimpiä kustannuseriä tukipalvelujen tuottamisessa ovat henkilöstökulut, aineet ja tarvikkeet sekä palvelujen tuottamiseen kuuluvat tilat ja laitteet. Materiaali- ja tilakustannukset ja niiden merkitys korostuvat erityisesti ruokapalvelussa.

Alustavan arvion mukaan Servica ilmoitti loppuvuodesta 2021 tukipalvelukustannusten olevan noin 88-131 M€, riippuen siirtyvän henkilöstön määrästä ja hyvinvointialueen palvelutarpeesta. Näistä nykyisten Servican tuottamien palvelujen osuus on 64 M€ ja loput kunnilta siirtyvistä uusista palveluista ja keskusvarastopalvelun käytön laajenemisesta aiheutuvista kustannuksista (mm. ommelaineet, varautuminen).

Vuoden 2023 tukipalvelujen kokonaiskustannusta on tässä vaiheessa valmistelua edelleen mahdotonta antaa tarkasti, koska vielä ei ole lopullisesti analysoitu, onko ilmoitettu siirtyvä henkilöstömäärä lopullinen ja onko siirtyvän henkilöstön määrä sopiva suhteessa palvelutarpeeseen. Myöskään muiden siirtyvien kustannuserien tai mahdollisten lisätarpeiden tarpeesta tarkempaa tietoa ja analyysia ei vielä ole. Näiden tietojen saaminen on edellytys, että hyvinvointialueelle pystytään antamaan minkäänlaista budjetääristä hintaraamia vuodelle 2023.

Servicalle 23.3.2022 toimitettujen tietojen mukaan siirtyvän henkilöstön määrä on kokonaisuudessaan noin 350 henkilöä. Tämä määrä indikoi lopullisen hintaraamin olevan lähellä 100 M€.

Kustannus jakautuu laskennallisesti alla olevalla tavalla:

• keskusvarastopalvelu 30 M€

• puhtauspalvelut (siivous ja muut käyttäjäpalvelut) 27 M€

• ruokapalvelu 25 M€ (vaihtoehto 1)

• välinehuolto 8 M€

• kiinteistöpalvelu (sis. apuvälinehuolto) 5 M€

• muut logistiikan palvelut 4 M€

Servica ei sitoudu annettuihin arvioihin, koska niin paljon pohjatietoa on vielä tarkentumatta.

Siirtyvä henkilöstö jakautuu palveluittain alla olevalla tavalla:

• puhtauspalvelu 175

• ruokapalvelu 123

• välinehuolto 19

• huolto 13

• materiaali- ja logistiikkapalvelut 7

• esihenkilöitä 5

Jo tässä vaiheessa voidaan todeta, että siirtyvien esihenkilöiden määrä on huolestuttavan pieni ja kertoo siitä, että Servica joutuu tekemään palvelutuotannon varmistamiseksi rekrytointitoimenpiteitä ainakin tältä osin.

Alla on kuvattu vaihtoehdot ruokapalveluiden tuottamiseksi

Vaihtoehto 1: Taloudellisten tavoitteiden saavuttaminen etupainotteisesti ruokapalvelussa

Tähän saakka valmistelua on tehty niin, että toiminnan jatkuvuuden varmistaminen 1.1.2023 ja taloudellinen lisäarvo hyvinvointialueelle on ollut keskiössä. Tavoitteena on ollut rakentaa alusta saakka mallia, johon ei kiinnitetä kustannuksia, joista on myöhemmin haasteellista päästä eroon. Tavoitteena on myös ollut rakentaa mallia, joka on muovailtavissa tulevaisuudessa helposti mahdollisiin uusiin hyvinvointialueen palvelutuotannon verkostoratkaisuihin.  

Keskustelun keskiössä on ollut ruokapalvelun järjestäminen alueella keittiöverkostosta, joka pohjautuu alueen 5-7 tuotantokeittiöön, mahdollisiin palvelukeittiöihin alueella sekä asiakasyksiköissä oleviin osasto- tai yksikkökeittiöihin. Tämän mallin säästövaikutus hyvinvointialueelle on laskennallisesti noin 1,6 M€ vuodessa verrattuna malliin, jossa toimintaa jatketaan alueella kuten tähänkin saakka noin 19 tuotantokeittiöstä, palvelukeittiöistä sekä asiakasyksiköissä olevista osasto- tai yksikkökeittiöistä.

Nykytilan ja uuden ratkaisun euromääräinen karkea kustannusero on arvioitu Servican aikaisemman kokemuksen perusteella, huomioiden keskimääräinen vuokrataso tuotantokeittiöissä sekä arvioitu kuljetuskustannusratkaisu, jota verkostoratkaisu edellyttää.

Esimerkiksi Servican aloittaessa toiminnan vuonna 2012 ruokapalvelua toteutettiin 19 tuotantokeittiöstä. Nyt tuotantokeittiöitä on käytössä 7. Ateriamäärät ko. aikana ovat lisääntyneet (mm. kuntaliitokset) ja Servica on pystynyt tehostamaan toimintaansa ja Servican hinnantarkistukset viimeisen kymmenen vuoden aikana ovat olleet reilusti alle yleisen kustannuskehityksen ja yleisten indeksikorotusten. 

Servican kokemuksen mukaan tuotannon keskittämisen malli tuo pitemmällä aikavälillä säästöä myös tehostuneesta henkilöstön käytöstä. Se näkyy ennen kaikkea tuotantokeittiöissä mutta myös asiakasyksiköissä, joissa samat henkilöt voivat tehdä sekä ruokahuoltoon että puhtauspalveluun liittyviä tehtäviä. Se, kuinka paljon tätä potentiaalia on mahdollista saavuttaa ja missä aikataulussa, riippuu toki siirtyvän henkilöstön määrästä ja osaamisesta. Oletuksena on kuitenkin, että alueella on laajasti työvoimapula osaavasta tukipalveluhenkilöstöstä ja joka tapauksessa on realismia, että nykyisen kaltaisen tukipalveluverkoston ylläpitämiselle ei tulevaisuudessa löydy alueelta työntekijöitä. Toimintoja on pakko kehittää ja palvelut on pystyttävä toteuttamaan pienemmällä resurssilla. 

Mallia on myös kritisoitu siitä, että ruokapalvelun työtehtävät eivät säily kunnan alueella. Tosiasia tietenkin on se, että jos kunnassa ei ole hyvinvointialueen tuotantokeittiötä, ja sellaisessa on ollut töissä, työtehtävien luonne tulee muuttumaan. Kunnan alueella on kuitenkin edelleen sote-asiakkaat ja asiakasyksiköt, joihin ruokapalvelu toteutetaan. Myös asiakasrajapinnassa ja ennen kaikkea asiakasrajapinnassa tarvitaan osaavia ja auttavia käsiä.

Asiakasyksikössä ruokapalvelutehtävät sovitaan asiakasyksiköittäin tarpeen mukaan. (mm. mikä on hoitohenkilökunnan mitoitus, asiakasyksikön osastokeittiön varustelutaso jne. Erilaisia palvelutehtäviä asiakasyksikössä voivat olla esimerkiksi aterioiden tilaus asiakkaan puolesta, vastaanotot, varastointi, aterioiden esille laitto, jakelutehtävät, aterioiden lämmitys, aamiaisen / välipalan / iltapalan valmistus ja jakelu ja astiahuolto. Samaan tehtävään voidaan yhdistää myös puhtaanapidon tehtäviä tai muita asiakasyksikössä toteutettavia tukipalvelutehtäviä. Hoitajatyömitoituksen tarkentuminen ja hoitajapula tulevaisuudessa tulevat lisäämään erilaisten tukipalvelutehtävien tarvetta sote-yksiköissä.

Koko kunnan liiketoiminnan siirtäminen on prosessi, jota Servica on aloittanut käymään niiden kuntien kanssa, joiden keittiöratkaisua voitaisiin hyödyntää laajemmin koko hyvinvointialueen palvelutuotannossa. Loppujen kuntien osalta, kunnan niin halutessa tullaan laatimaan siirtoaikataulu 2023 alusta alkaen.

Vaihtoehto 2. Kunnat laajasti mukana toteuttamassa hyvinvointialueen ruokapalveluja

Jos hyvinvointialue näkee, että merkityksellisintä tukipalvelujen tuottamisessa on jatkaa nykyisen kaltaista toimintaa alueella, on se mahdollista jollakin lailla toteuttaa yhdessä Servican kanssa.

Lainsäädäntö estää sen, että kunta tuottaisi palvelut suoraan hyvinvointialueelle eikä hyvinvointialueen tarvitsemien tukipalvelujen osto suoraan kunnalta ole mahdollista. Toisaalta voimaanpanolaki on myös edellyttänyt, että kunnissa oleva sote- ja pelatoimintojen tukipalveluhenkilöstö on siirrettävä hyvinvointialueelle 1.1.2023 alkaen. Nämä kaksi lain reunaehtoa luovat jo perustan sille, että nykyinen toiminta ei ole täysin mahdollista ensi vuoden alusta lukien. 

Tämä vaihtoehto on mahdollista toteuttaa siten, että kunta siirtää kunnan oman tukipalvelutuotantonsa Servicalle ja kolmikannassa (HVA-kunta-Servica) sovitaan, että tuotantorakenteet säilytetään nykyisen kaltaisena ja säästöodotuksissa joustetaan. Jos palvelutuotantoa jatketaan nykyisen kaltaisena ja joustetaan sekä laatutavoitteiden että taloudellisten tavoitteiden saavuttamisessa, koko Pohjois-Savon alueen haltuunotto on mahdollista 1.1.2023.

Vaihtoehto on noin 1,6 M€ vuodessa kalliimpi kuin vaihtoehto 1. 

Aluehallitus pyysi selvittämään myös käänteisen in-house hankinnan mahdollisuutta. Kysymys on siitä, voiko kunta omistaessaan Servicaa, myydä palveluita alihankintana Servicalle ja Servica edelleen hyvinvointialueelle. Kuntaliitto ei suosittele käyttämään käänteistä in-house hankintaa, koska se todennäköisesti tulkittaisiin riitatilanteessa siten, että kunta tuottaa palvelut suoraan hyvinvointialueelle, mikä ei ole lain mukaan mahdollista.

Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen tukipalveluyhtiö Polka ja Pirkanmaan hyvinvointialueen tukipalveluyhtiö Voimia ovat kieltäytyneet käyttämästä käänteistä in-house hankintaa em. syystä.

Esityslistan liitteenä:

- Yhteenvetotaulukko in-house yhtiöiden omistuksista

- Aluevaltuuston 28.3. suunnittelukokouksen esitys

- Muistio 25.3.2022 kuntajohdon tapaamisesta

Oheisaineistona:

-Sonkajärven kunnan vetoomus

Valmistelijan päätösehdotus:

Aluehallitus päättää, että:

1) hyvinvointialueen ruokahuollon, laitoshuollon, logistiikan, keskusvaraston, terminaalin, välinehuollon, kiinteistöhuollon, apuvälinehuoltoa tukevien tukipalveluiden ja lähettipalveluiden palvelut tuotetaan Servica Oy:n toimesta 1.1.2023 lukien (in-house toimintana) myöhemmin erikseen hyväksyttävän palvelusopimuksen mukaisesti

2) kaikkia tukipalveluita ja niiden tuottamistapaa tarkastellaan hyvinvointialuestrategian valmistelun yhteydessä ja harkitaan tukipalveluiden mahdollista kilpailuttamista

3) varautumisen näkökulmasta tukipalveluyhtiöistä laaditaan irtautumissuunnitelma ja valmistellaan tukipalveluiden vaihtoehtoinen tuottamistapa, mikäli irtautumiselle tukipalveluyhtiöstä ilmenee tarvetta.

Esittelijä va. hyvinvointialuejohtaja Pekkanen Leila

Päätösehdotus Aluehallitus päättää, että:

1) hyvinvointialueen ruokahuollon, laitoshuollon, logistiikan, keskusvaraston, terminaalin, välinehuollon, kiinteistöhuollon, apuvälinehuoltoa tukevien tukipalveluiden ja lähettipalveluiden palvelut tuotetaan Servica Oy:n toimesta 1.1.2023 lukien (in-house toimintana) myöhemmin erikseen hyväksyttävän palvelusopimuksen mukaisesti

2) kaikkia tukipalveluita ja niiden tuottamistapaa tarkastellaan hyvinvointialuestrategian valmistelun yhteydessä ja harkitaan tukipalveluiden mahdollista kilpailuttamista

3) varautumisen näkökulmasta tukipalveluyhtiöistä laaditaan irtautumissuunnitelma ja valmistellaan tukipalveluiden vaihtoehtoinen tuottamistapa, mikäli irtautumiselle tukipalveluyhtiöstä ilmenee tarvetta.

Päätös Merkitään pöytäkirjaan, että:
- Tuomo Pekkarinen ja Kari Janhonen poistuivat klo 13.26.
- Antti Hedman poistui klo 13.29.
- Kati Hynninen palasi kokoukseen klo 13.41.
- Kati Åhman poistui kokouksesta klo 13.48.

Päätösehdotus hyväksyttiin.