Aluehallitus
Esityslista 09.03.2026/Asianro 78

Ahall 09.03.2026    

1209/02.08.01/2026  

Valmistelija(t) Tuomo Pekkarinen, puh. 044 717 2080, tuomo.pekkarinen(at)pshyvinvointialue.fi

Päätös 

Esittelijä hyvinvointialuejohtaja

Päätösehdotus 

Ennakkovaikutusten arviointi 

Automatisoitujen ja integroitujen työvuorosuunnittelujärjestelmien käyttö tarjoaa parhaat edellytykset tietosuoja- ja tietoturvavaatimusten täyttämiselle sekä työvuorosuunnittelun tehokkuuden parantamiselle. Tavoitteena on saavuttaa uuden järjestelmän avulla tuottavuusmuutoksia ja työergonomiavaikutuksia sekä vaikuttaa em. suunnitteluun käytettäviin resursseihin.

Toimivallan peruste Hallintosääntö § 36

Liitteet ja oheisaineisto

Valmistelu Tausta

Pohjois-Savon hyvinvointialueella on ollut käytössä aikana useita eri työvuorosuunnittelujärjestelmiä hieman erilaisilla käyttötapauksilla ja painotuksilla. Nykyisten tietojärjestelmien sopimukset ovat myös hyvin vanhoja ja sopimukset eivät tue järjestelmien laajentamista sekä järjestelmien kehittäminen olemassa olevilla sopimuksilla ei ole mahdollista.

Työvuorosuunnittelu on tunnistettu Pohjois-Savon hyvinvointialueella tärkeäksi kehityskohteeksi muun muassa tuottavuushyötyjen ja henkilöstön pitovoiman näkökulmasta.

Työvuorosuunnittelun arvioimiseksi ja kehittämiseksi toteutettiin HR kehittämisprojektit syksyllä 2024 ja keväällä 2025. Projekteissa tunnistettiin toimenpiteitä hyvinvointialueen

työvuorosuunnittelun toimintatapojen, järjestelmien ja ohjeistamisen kehittämiseksi, joista yksi oli järjestelmien kilpailuttaminen. Projektissa osallistettiin kattavasti hyvinvointialueen henkilöstöä.

Hyvinvointialueen henkilöstöhallinnon tietojärjestelmistä on tehty vuoden 2025 loppupuolella nykytilan selvitys ja tavoitetilan kuvaus, jossa uudenaikaisen ja luotettavasti kehittyvän työvuorosuunnittelujärjestelmän hankinta priorisoitiin ensisijaiseksi kehityskohteeksi. Sen pohjalta on tehty selvitystä eri hankintavaihtoehdoista ja esitetään, että Pohjois-Savon hyvinvointialue lähtisi mukaan aikataulun, järjestelmien integroitavuuden sekä tukipalveluiden yhtenäisyyden myötä Istekki Oy:n kilpailutukseen uudesta työvuorosuunnittelujärjestelmästä, jossa Istekki toimisi hankintayksikkönä ja tuottaisi järjestelmän palveluna Pohjois-Savon hyvinvointialueelle.

Tavoitteena on toimintalähtöinen ja kehittymiskykyinen integrointikyvykäs työvuorosuunnittelu, joka perustuu toiminnan tarpeisiin ja tavoitteisiin ml. asiakas- ja potilastyön hallinta. Lisäksi järjestelmän tulisi tunnistaa erilaisten työvuorojen monimuotoisuus sekä erityisosaamista vaativia työtehtäviä. Järjestelmän tulisi huomioida teknologian ja tekoälyn hyödyntäminen sekä työmäärät eri aikoina ja mahdolliset erityistarpeet, kuten sesonkivaihtelut tai erikoistapahtumat.

 Hankinnan valmistelu ja vertailukriteerit

Hankintaa ja sen vaihtoehtoja ovat olleet valmistelemassa Pohjois-Savon hyvinvointialueelta henkilöstöhallinnosta Mari Antikainen, Ulla Palttala sekä ICMT-palvelut ja kehittäminen yksiköstä Sari Korhonen, Tuomo Pekkarinen sekä Iiris Repo sekä Istekki Oy:n edustajat. Istekki on pitänyt hankinnan esittelyn valmisteluryhmälle 7.2., jossa käytiin läpi tavoitteet ja reunaehdot, toimintatavat sekä alustavat aikataulut. Hankinnan aikataulussa ja myöhemmin käyttöönotossa on otettava huomioon myös meneillään olevien asiakas- ja potilastietojärjestelmien uusintojen aikataulut ja toimintamallit, että niiden käyttöönotoille ei synnytetä riskiä tämän hankinnan kautta.

Esittelyn ja hyvinvointialueen aikataulun ja tarpeen pohjalta esitetään, että hyvinvointialue lähtisi Istekin kilpailutuksen mukaan. Istekki on tehnyt hankinnan valmistelua ja keskustellut myös muiden omistaja-asiakkaiden kanssa, että hankintaan saataisiin laaja joukko asiakkaita, jolloin kustannuksille olisi useita jakajia.

Istekki on julkaissut tietopyynnön Hilma-hankintaportaalissa 14.1.2026, jossa vastausten jättöaika oli 23.1. mennessä ja sen pohjalta on sovittu kuusi (6) markkinavuoropuhelua, joihin hyvinvointialueen edustajat ovat jo osittain osallistuneet ja tulevat osallistumaan seuraaviin vuoropuheluihin.

Tarkoitus on markkinavuoropuhelun pohjalta lähteä valmistelemaan vaatimusmäärittelyä, jossa hyvinvointialueen tarpeet ja vaatimukset saadaan tuotua mukaan hankinnan vaatimuksiin. Vaatimuksissa otetaan myös huomioon toiminnallisten tarpeiden lisäksi Pohjois-Savon hyvinvointialueen ICT-arkkitehtuurin, järjestelmäintegraatioiden sekä tietosuojan – ja tietoturvan vaatimukset ja reunaehdot. Hankinnassa painotetaan myös toimittajien kyvykkyyttä järjestelmien nopeaan ja tehokkaaseen käyttöönottoon sekä jatkokehitysmahdollisuuksiin. Hankinnassa ja sopimuksissa pyritään siihen, että ne olisivat mahdollisesti laajennettavissa YTA-yhteistyössä tai alueiden muissa muutostilanteissa.

Hankintavaiheessa pyritään tekemään vaatimusmäärittely sekä varsinainen tarjouspyyntö kevään 2026 aikana, jolloin myös tarjousten vertailu ja hankintapäätös ja toimittajasopimukset olisi ensimmäisen vuosipuoliskon 2026 aikana.

Hankintapäätöksen jälkeen Istekki ja hyvinvointialue tekevät yhteistä käyttöönoton valmistelu, jossa tarkennutaan käyttöönoton sisältö, kustannukset sekä ylläpidon malli- ja kustannukset. Tämän valmistelun pohjalta erillisellä päätöksellä sovitaan käyttöönotosta ja ylläpidosta.

 Kustannukset

Hankintaprosessin kilpailutusvaiheen kustannukset ovat enintään 80 000 €, joka koostuu oman henkilöstön projektityön sekä Istekki Oy:n työn kustannuksista. Kustannukset katetaan sovelluspankista, työajanseurantajärjestelmien yhtenäistämiseen varatusta investointirahasta.

Istekiltä palveluna hankittavan työvuorosuunnittelun jatkuvan palvelun kustannukset katetaan käyttömenoista. Jatkuvaan palveluun sisältyy mm. palvelumaksut ohjelmiston, alustan ja tukipalvelujen osalta. Käyttöönottoprojekti rahoitetaan hyvinvointialueen omana investointina ja se sisältää tarvittavat koulutukset, integraatiot ja konfiguroinnit.

Hankinnan kokonaisarvioksi on laskettu neljän vuoden sopimuskaudella 2,7 miljoonaa euroa, jossa käyttöönoton kustannus on arvioitu 200 000 € arvoiseksi ja ylläpidon osuus on 633 000 € vuodessa laskettuna neljälle vuodelle kokonaisarvoon. Ylläpidon kustannusarvio perustuu nykyisiin hyvinvointialueen vuositason kustannuksiin vastaavista järjestelmistä. Summat sisältävät sekä Istekki Oy:n osuuden, että valitun järjestelmätoimittajan osuuden.

Hyvinvointialueen omia resursseja tullaan tarvitsemaan hankintavaiheessa sekä käyttöönottovaiheessa. Käyttöönotto projektissa tulee myös henkilöstölle laajoja koulutuksia eri rooleille, joiden määrä ja aikataulu selviävät myöhemmässä vaiheessa

 Toimivalta

Kilpailutuksen sitoutuminen ja aloittaminen tuodaan aluehallituksen päätettäväksi.

Hankintamenettelyssä hankintayksikkönä toimii hyvinvointialueen toimeksiannon perusteella Istekki Oy, joka tekee tarjouskilpailun jälkeen varsinaisen hankintapäätöksen. Hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi hyvinvointialue tekee Istekin kanssa käyttöönotto- ja palvelusopimuksen.