Perhe- ja vammaispalveluiden lautakunta
Pöytäkirja 24.11.2025/Pykälä 113

Pevamltk 24.11.2025 § 113  

5003/00.01.02.00/2025  

Valmistelija(t) perhe- ja vammaispalveluiden toimialajohtaja

 Kati Kantanen, p. 044 740 1951, kati.kantanen@pshyvinvointialue.fi

Päätös 

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Esittelijä perhe- ja vammaispalveluiden toimialajohtaja

Päätösehdotus 

Perhe- ja vammaispalveluiden lautakunta hyväksyy perhe- ja vammaispalveluiden toimialan sisäisen valvonnan itsearvioinnin vuodelle 2025 ja lähettää sen edelleen aluehallitukselle.

Ennakkovaikutusten arviointi 

Toimivallan peruste Hallintosääntö 41 §, lautakunnan erityistehtävät kohta 7.

Liitteet ja oheisaineisto

 Esityslistan oheisaineistona:

• Perhe- ja vammaispalveluiden sisäisen valvonnan itsearviointi 2025

Valmistelu  Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan hyvinvointialueen sisäisiä menettely- ja toimintatapoja, joilla pyritään varmistamaan toiminnan laillisuus, tuloksellisuus ja taloudellisuus. Perhe- ja vammaispalveluiden toimialalla sisäinen valvonta on osa normaalia päivittäisjohtamista, ja sen avulla arvioidaan toimialalle asetettujen tavoitteiden toteutumista, toimintaprosesseja sekä riskejä.

 Sisäiseen valvontaan kuuluvat muun muassa johdolle ja luottamuselimille laadittavat raportit, toiminnan ja poikkeamien seuranta, talousarvion toteutumisen seuranta, säädösten ja ohjeiden noudattamisen valvonta, hyväksymis- ja valtuutusmenettelyt sekä tekniset valvontatoimenpiteet.

 Vuoden 2025 sisäisen valvonnan painopistealueina hyvinvointialuetasoisesti olivat varautuminen ja väestönsuojelu, hankinnat ja hankintasopimukset, palvelujärjestelmäuudistuksen seuranta sekä omavalvonnan toimeenpano

Perhe- ja vammaispalveluiden toimialan sisäisen valvonnan toteutuksessa havaittiin, että

• Varautuminen ja väestönsuojelu on edennyt toimialalla suunnitellusti annetun ohjeistuksen ja aikataulutuksen mukaisesti. Suunnitelma edellyttää kuitenkin toimialoja ylittävää yhteensovittamista. Toimialatasoista valmiussuunnittelun vastuuhenkilöä ei ole nimetty, mutta varautumisen ja väestönsuojelun osalta vastuuhenkilöt on nimetty palvelualueilta. Vastuuhenkilöille ei ole erikseen kohdennettu työaikaa suunnittelutehtävien suorittamiseen.
• Hankinnoissa ja hankintasopimusten tekemisessä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Hankintavaltuudet ja menojen hyväksymisoikeudet on määritelty, ne ovat ajan tasalla ja niitä noudatetaan. Ulkoistetuissa palveluissa varmistetaan palveluntuottajan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan riittävä taso. Sopimuksissa palveluntuottajilta edellytetään valmiutta omavalvontaan ja riskien hallintaan (Sopiva-suositukset). Käytännön yhteistyössä on kuitenkin havaittu puutteita.
• Palvelujärjestelmäuudistusta (R3) seurataan säännöllisesti, ja toimeenpanoa on edistetty asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Osittain toimeenpano on viivästynyt toimitiloihin liittyvistä syistä. Toimialalla on tunnistettu riskejä, jotka liittyvät palvelurakenneuudistuksen jalkauttamiseen.
• Omavalvontasuunnitelmat on laadittu, ja niiden avulla varmistetaan palveluiden laatu sekä asiakasturvallisuus.

Toimialan sisäisen valvonnan toteutuksessa muina huomioina havaittiin, että

• Palvelutuotannossa on esiintynyt määräaikojen ylittymisiä, mutta valtaosin palvelut on pystytty järjestämään säädettyjen määräaikojen puitteissa. Lisäksi palveluissa, joissa ei ole säädettyjä määräaikoja, on havaittavissa merkittävää viivettä.
• Esihenkilöiden kouluttautuminen valmentavan johtamisen viitekehykseen on toteutunut. Kuitenkin vuosittain toteutettavat palvelutuotannon organisaatiomuutokset haastavat toimintatapojen vakiintumista. Työn kuormitustilanne, erityisesti esihenkilötyössä, vaikuttaa viitekehyksen mukaiseen johtamiseen.
• Toimialalla käydään pääsääntöisesti vuosittain kehityskeskustelut joko yksilö- tai ryhmäkeskusteluna. Perehdyttämisen seurannassa on kuitenkin havaittu puutteita. Esihenkilöiden laajentuneet työtehtävät ovat haastaneet riittävän ajan varaamisen kehityskeskusteluille ja perehdytykselle.
• Toimialan johtamisrakenteen resilienssi on tunnistettu riskiksi. Riskin taustalla ovat henkilöstö- ja talousresurssien haasteet sekä organisaatiomuutoksista johtuvat paineet. Heikentyminen on ilmennyt erityisesti esihenkilöiden kuormittuneisuutena, mikä voi vaikuttaa johtamisen jatkuvuuteen ja palvelutuotannon tavoitteiden saavuttamiseen.
• Ammattitaitoisen henkilökunnan rekrytointi on toimialalla ollut haasteellista. Erityisesti lyhytaikaisen, ammattitaitoisen henkilökunnan saatavuus sijaisuuksiin on ollut rajoitettua, mikä on voinut vaikuttaa palvelutuotannon jatkuvuuteen ja laatuun. Viime aikoina rekrytointiasema on kuitenkin parantunut, mikä vähentää riskitekijöitä ja tukee henkilöstön saatavuutta.
• Johdolla on pääosin käytettävissään oikeat ja riittävät tiedot riskeistä, taloudesta, toiminnasta ja tuloksellisuudesta johtamista ja päätöksentekoa varten. Kuitenkin useat eri asiakastietojärjestelmät ja niiden raportointiohjelmat eivät tuota tarvittavia tietoja suoraan, vaan tieto joudutaan etsimään ja koostamaan useista eri lähteistä. Toiminnan raportointi ei kaikilta osin ole ajantasaista, ja toimialajohdon päätöksenteon tarvitsemat tiedot eivät kaikilta osin ole riittäviä tai oikea-aikaisia. Perhe- ja vammaispalveluissa tiedolla johtamisen tietojen saatavuudessa on merkittäviä puutteita tietojohtamisen työkalujen keskeneräisyyden vuoksi. Monen eri tietojärjestelmän tilanne vaikeuttaa kokonaisuuden hahmottamista. Toimialalla on toimeenpanon rahoituksen turvin kehitetty perhe- ja vammaispalveluiden tiedolla johtamisen viitekehystä, tiedolla johtamisen arkkitehtuuria sekä tukitoimia tiedolla johtamisen selkeyttämiseksi ja vahvistamiseksi.

Toimialan sisäisen valvonnan toteutuksessa todettiin, että valvontatoimet ovat pääosin järjestetty hallintosäännön ja ohjeistusten mukaisesti. Samalla havaittiin kuitenkin kehittämiskohteita, kuten tietojen koontiin, raportointiin ja yhteistyön koordinointiin liittyviä puutteita, jotka voivat vaikuttaa valvonnan kattavuuteen ja tehokkuuteen.

Toimialalla on tunnistettu seuraavat keskeiset kehittämiskohteet ja prioriteetit tulevalle vuodelle:

• Uuden strategian jalkauttaminen ja palvelustrategian päivitys, joiden avulla varmistetaan strategisten tavoitteiden toteutuminen ja toiminnan linjaaminen.
• Sosiaaliohjaajien roolin tarkempi määrittely osana sosiaalihuollon palvelurakennetta. Sosiaalijohdon kokouksessa sovittu työskentely vuodelle 2026 tukee resurssien tarkoituksenmukaista kohdentumista.
• Talouden ja toiminnan suunnitteluprosessin vahvistaminen, erityisesti yhteenjohtamisen näkökulmasta, jotta suunnittelu tukee entistä paremmin toimialan kokonaisuutta.
• Toimialan riskien arviointiin perustuvien toimenpiteiden toimeenpano ja seuranta, jonka avulla kehitetään riskien hallintaa ja valvonnan tehokkuutta.

Toimialan sisäisen valvonnan kokonaisuuden rinnalla on kuvattu myös yksikkökohtaiset riskit ja niihin liittyvät toimenpiteet. Riskien hallitsemiseksi on suunniteltu ja käynnistetty toimenpiteitä, kuten prosessien selkeyttäminen,talouden ja toiminnan suunnitteluprosessien kehittäminen ja yhteensovittaminen hyvinvointialueen prosesseihin, palvelutuotannon kustannusten hallinta ja työnhinnan kustannusvaikuttavuuden seuranta. Kaikki arvioidut riskit aikataulutettuine hallintatoimenpiteineen on kirjattu hyvinvointialueen riskienhallintajärjestelmään.

Johtopäätökset

Perhe- ja vammaispalveluiden toimialan osalta voidaan todeta, että toimintavuotena on kyetty toteuttamaan sisäistä valvontaa, tunnistamaan keskeisiä riskejä ja hallitsemaan niitä aiempaa paremmin. Kokonaisvaltainen riskienhallinta, erityisesti tietojärjestelmien muutosten myötä, vaatii kuitenkin jatkuvaa opettelua, sisäistämistä ja kehittämistä. Riskienhallinnan osaamisen kehittämisen tulee jatkua vuosittain, ja sen kytkemistä talousarviovuoden suunniteltuun vuosikelloon on vahvistettava. Hyvinvointialueen kolmantena toimintavuonna toiminta on alkanut vakiintua, mikä on mahdollistanut sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan aiempaa tehokkaammin.

Palveluiden järjestämisen yhdenmukaisuus on parantunut, ja palvelujärjestelmätyö on edennyt siten, että toimialat ylittävien kokonaisuuksien hallinnan keinoja on tunnistettu. Toimialan rakennemuutos on edennyt strategian mukaisesti.