Kuulutus 2025/47

Tietosuojaseloste

Tällä selosteella informoidaan henkilötietojen käsittelystä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 12 artiklan, 13 artiklan ja 14 artiklan mukaisella tavalla ja laajuudessa. Tietosuojaselosteen sinä-muotoiset viittaukset tarkoittavat viittauksia rekisteröityyn.

1. Rekisterinpitäjä

Pohjois-Savon hyvinvointialue

PL 1711

70211 KUOPIO

kirjaamo@pshyvinvointialue.fi

Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa on hallintopäällikkö Henna Räsänen, henna.rasanen@pshyvinvointialue.fi.

Rekisterinpitäjän tietosuojavastaavan sähköpostiosoite on tietosuoja@pshyvinvointialue.fi (tarkoitettu yleiseen neuvontaan).

2. Rekisterin nimi

Sähköinen asiointipalvelu

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

Sähköisessä asiointipalvelussa asioija voi laittaa vireille asian, joka käsitellään Pohjois-Savon hyvinvointialueella. Sähköiseen asiointipalveluun kirjaudutaan suomi.fi tunnistuksella, jossa asioijasta siirretään etu- ja sukunimi. Asioijan henkilöllisyys varmistetaan, koska asiointiprosessiin sisältyy asianosaisen tiedoksianto, joka tarkoittaa, että vastaus tai päätös asian ratkaisusta toimitetaan asioijalle hänen pyytämällään tavalla esim. sähköpostitse turvapostilla tai kirjeitse.

Lomakkeilla annettavat tiedot ohjautuvat rajapinnan kautta Pohjois-Savon hyvinvointialueen asianhallintajärjestelmään, josta kirjaamo lähettää asian käsiteltäväksi ao. asian käsittelijälle. Asian käsittely tapahtuu asianhallintajärjestelmässä.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu: Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019).

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Henkilötietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään: kyllä.

Henkilötietojen käsittelyn yhteydessä käsitellään seuraavia henkilötietoryhmiä:

- Yleiset henkilötiedot: nimi, yhteystiedot, henkilötunnus, pankkitili, yhdistystoimijoiden yhteystiedot, asianosaisten, viranomaisten, sopimuskumppaneiden ym. henkilöiden tiedot. Työsuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot, käsittelijöiden tiedot.

- Erityiset henkilötiedot: asiakkuus-, terveys- ja muita sosiaali- ja terveydenhuollon palveluihin liittyviä tietoja, poliittinen tai uskonnollinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys

- Tekniset henkilötiedot: lokitiedot

- Muut henkilötiedot, mitkä: -

Rekisteriin tallennetaan vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset ja välttämättömät henkilötiedot.

Julkisuuslain mukaisesti (JulkL 24 § 1 mom) osa rekisterin asioista ja asiakirjoista on julkisia, osa salassa pidettäviä.

6. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Siltä osin, kuin henkilötietoja ei ole kerätty sinulta, henkilötietojen säännönmukaisina tietolähteinä ovat:

yhdistysten ja valtuustoryhmien yhteyshenkilöt/asianhoitajat.

7. Henkilötietojen säännönmukainen siirto tai luovuttaminen

Tiedot siirtyvät rajapinnan kautta Pohjois-Savon hyvinvointialueen asianhallintajärjestelmään, jossa varsinainen asian käsittely tehdään ao. tietojen käsittelyyn oikeutetun työntekijän toimesta. Sähköisen asiointipalvelun ja asianhallintajärjestelmän palveluntarjoaja Innofactor Oy käsittelee tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä ja palvelun toteuttamiseksi.

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.

8. Tietojen siirtäminen ja luovuttaminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.

8.1. Jos tietoja siirretään, ilmoita käytetty siirtomekanismi ja muut suojatoimet

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Suojaamme henkilötietoja toteuttamalla teknisiä ja organisatorisia suojatoimia, kuten:

-          käyttöoikeushallinta: käyttöoikeudet on rajattu ainoastaan pääkäyttäjille. Vireille tulleiden asioiden oikeuksien ja näkyvyyden rajaaminen vain käsittelyyn oikeutetuille henkilöille määritellään asianhallintajärjestelmän käyttöoikeuksilla asianhallintajärjestelmässä.

-          tietosuoja- ja tietoturvaperiaatteiden noudattaminen

-          tietojen suojaaminen

-          tietojärjestelmän käytön valvonta (lokitiedot).

10. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

 Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ja hävitetään hyvinvointialueen tiedonohjaussuunnitelman ja lainsäädännön mukaisesti.

Säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston päätöksiin arkistoitavan tiedon osalta, tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuosituksiin sekä tiedon säilytysaikatarpeen mukaisiin määrityksiin. Sähköisten asia- ja päätöshakemistojen kaikki rekisteröintitiedot säilytetään pysyvästi.

12. Tietosuojaoikeutesi

Tietosuojalainsäädäntö takaa sinulle tiettyjä oikeuksia, joilla voit varmistaa perusoikeuksiin kuuluvan yksityisyyden suojan toteutumisen. Mikäli haluat käyttää oikeuttasi, ota yhteyttä Pohjois-Savon hyvinvointialueen kirjaamoon PL 1711, 70211 KUOPIO tai kirjaamo@pshyvinvointialue.fi.

Oikeudet ovat riippuvaisia käsittelyn oikeusperusteesta. Tietyissä tapauksissa oikeuksiasi voidaan rajoittaa tietyissä tilanteissa esimerkiksi rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen vuoksi tai jos käsittely tapahtuu tieteellistä tutkimusta, tilastointia tai arkistointia varten. Jos oikeuksiasi on rajoitettu, rekisterinpitäjä toteuttaa lainsäädännön edellyttämät asianmukaiset ja tarpeelliset suojatoimenpiteet.

12.1 Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

Jos henkilötietojasi käsitellään suostumuksesi perusteella, on sinulla mahdollisuus peruuttaa antamasi suostumus olemalla yhteydessä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

12.2. Oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot

Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö rekisterinpitäjä sinuun liittyviä henkilötietoja. Lisäksi sinulla on oikeus tietää, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsitellään ja kuinka niitä käsitellään. Sinulla on myös oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista siltä osin kuin jäljennöksen antamisella ei ole haitallisia vaikutuksia muiden oikeuksiin ja vapauksiin tai jos rekisterinpitäjällä ei ole lakiin perustuvaa perustetta kieltäytyä tietojen luovuttamisesta.

12.3. Oikeus tietojen oikaisuun

Lähtökohtaisesti sinulla on oikeus epätarkkojen tai virheellisten tietojen oikaisuun. Rekisterinpitäjä arvioi ovatko oikaistavaksi pyytämäsi tiedot puutteellisia, epätarkkoja tai virheellisiä. Korjauspyynnön tulee sisältää tiedot siitä, miksi ja miten tietoja halutaan korjata. Päätöksen tietojen korjaamisesta tekee rekisterin vastuuhenkilö.

12.4. Oikeus tietojensa poistamiseen

Sinulla on oikeus poistaa tietojasi. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, yleistä etua koskevan tehtävän toteuttaminen tai julkisen vallan käyttäminen edellyttää tietojen käsittelyä.

12.5. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä laissa säädetyissä tapauksissa. Rajoittamisoikeus voi tulla kyseeseen esimerkiksi, jos sinua koskevat henkilötiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä. Tässä tapauksessa voimme käsitellä henkilötietojasi vain suostumuksellasi, oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen vuoksi, yleisen edun vuoksi tai jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi.

12.6. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Henkilöllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä.

12.7. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus saattaa rekisterinpitäjän toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja@om.fi