Kuulutus 2025/45

Tietosuojaseloste

Tällä selosteella informoidaan henkilötietojen käsittelystä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 12 artiklan, 13 artiklan ja 14 artiklan mukaisella tavalla ja laajuudessa. Tietosuojaselosteen sinä-muotoiset viittaukset tarkoittavat viittauksia rekisteröityyn.

1. Rekisterinpitäjä

Pohjois-Savon hyvinvointialue

PL 1711

70211 KUOPIO

kirjaamo@pshyvinvointialue.fi

Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa on asianhallinta- ja arkistopäällikkö Tuovi Piirainen, tuovi.piirainen@pshyvinvointialue.fi.

Rekisterinpitäjän tietosuojavastaavan sähköpostiosoite on tietosuoja@pshyvinvointialue.fi (tarkoitettu yleiseen neuvontaan).

2. Rekisterin nimi

Asianhallinnan rekisteri (asia-, päätös- ja sopimusrekisteri)

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin: Pohjois-Savon hyvinvointialueen lakisääteisten tehtävien hoitaminen ja julkisen vallan käyttö. Vireille tulleiden hallinnollisten asioiden kirjaaminen, asian käsittely ja sen seuranta sekä asiakirjojen ja päätöksenteon sekä sopimusten hallinta.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu: Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019).

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Henkilötietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään: kyllä.

- Henkilötietojen antaminen on lakisääteinen tai sopimukseen perustuva/sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus.

Henkilötietojen käsittelyn yhteydessä käsitellään seuraavia henkilötietoryhmiä:

- Yleiset henkilötiedot: nimi, yhteystiedot, henkilötunnus, syntymäaika, käsittelijöiden tiedot, asianosaisten, viranomaisten, sopimuskumppaneiden ym. henkilöiden tiedot. Työsuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot.

- Erityiset henkilötiedot: asiakkuus-, terveys- ja muita sosiaali- ja terveydenhuollon palveluihin liittyviä tietoja, poliittinen tai uskonnollinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys

- Tekniset henkilötiedot: lokitiedot

- Muut henkilötiedot, mitkä: rekisteriin tallennetaan hyvinvointialueelle saapuvat sekä hyvinvointialueella muodostettavat hallinnolliset asiakirjat ja niiden käsittelystä kertyvä tieto. Rekisteriin tallennettavien asioiden ja asiakirjojen tietosisältö vaihtelee tapauskohtaisesti.

Rekisteriin tallennetaan vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset ja välttämättömät henkilötiedot.

Julkisuuslain mukaisesti (JulkL 24 § 1 mom) osa rekisterin asioista ja asiakirjoista on julkisia, osa salassa pidettäviä.

6. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Siltä osin, kuin henkilötietoja ei ole kerätty sinulta, henkilötietojen säännönmukaisina tietolähteinä ovat:

asiakkaat, potilaat ja muut yksityishenkilöt, hyvinvointialueen henkilöstö ja luottamushenkilöt sekä viranomaiset, yritykset ja yhteisöt.

7. Henkilötietojen säännönmukainen siirto tai luovuttaminen

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta.

8. Tietojen siirtäminen ja luovuttaminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.

8.1. Jos tietoja siirretään, ilmoita käytetty siirtomekanismi ja muut suojatoimet

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Suojaamme henkilötietoja toteuttamalla teknisiä ja organisatorisia suojatoimia, kuten:

-          käyttöoikeushallinta: käyttöoikeuksien ja näkyvyyden rajaaminen vain käsittelyyn oikeutetuille henkilöille

-          ohjeistusta ja koulutusta

-          tietosuoja- ja tietoturvaperiaatteiden noudattaminen

-          tietojen suojaaminen, esim. turvapostin käyttäminen

-          tietojärjestelmän käytön valvonta (lokitiedot).

10. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

 Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ja hävitetään hyvinvointialueen tiedonohjaussuunnitelman ja lainsäädännön mukaisesti.

Säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston päätöksiin arkistoitavan tiedon osalta, tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuosituksiin sekä tiedon säilytysaikatarpeen mukaisiin määrityksiin. Sähköisten asia- ja päätöshakemistojen kaikki rekisteröintitiedot säilytetään pysyvästi.

12. Tietosuojaoikeutesi

Tietosuojalainsäädäntö takaa sinulle tiettyjä oikeuksia, joilla voit varmistaa perusoikeuksiin kuuluvan yksityisyyden suojan toteutumisen. Mikäli haluat käyttää oikeuttasi, ota yhteyttä Pohjois-Savon hyvinvointialueen kirjaamoon PL 1711, 70211 KUOPIO tai kirjaamo@pshyvinvointialue.fi.

Oikeudet ovat riippuvaisia käsittelyn oikeusperusteesta. Tietyissä tapauksissa oikeuksiasi voidaan rajoittaa tietyissä tilanteissa esimerkiksi rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen vuoksi tai jos käsittely tapahtuu tieteellistä tutkimusta, tilastointia tai arkistointia varten. Jos oikeuksiasi on rajoitettu, rekisterinpitäjä toteuttaa lainsäädännön edellyttämät asianmukaiset ja tarpeelliset suojatoimenpiteet.

12.1 Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

Jos henkilötietojasi käsitellään suostumuksesi perusteella, on sinulla mahdollisuus peruuttaa antamasi suostumus olemalla yhteydessä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

12.2. Oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot

Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö rekisterinpitäjä sinuun liittyviä henkilötietoja. Lisäksi sinulla on oikeus tietää, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsitellään ja kuinka niitä käsitellään. Sinulla on myös oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista siltä osin kuin jäljennöksen antamisella ei ole haitallisia vaikutuksia muiden oikeuksiin ja vapauksiin tai jos rekisterinpitäjällä ei ole lakiin perustuvaa perustetta kieltäytyä tietojen luovuttamisesta.

12.3. Oikeus tietojen oikaisuun

Lähtökohtaisesti sinulla on oikeus epätarkkojen tai virheellisten tietojen oikaisuun. Rekisterinpitäjä arvioi ovatko oikaistavaksi pyytämäsi tiedot puutteellisia, epätarkkoja tai virheellisiä. Korjauspyynnön tulee sisältää tiedot siitä, miksi ja miten tietoja halutaan korjata. Päätöksen tietojen korjaamisesta tekee rekisterin vastuuhenkilö.

12.4. Oikeus tietojensa poistamiseen

Sinulla on oikeus poistaa tietojasi. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, yleistä etua koskevan tehtävän toteuttaminen tai julkisen vallan käyttäminen edellyttää tietojen käsittelyä.

12.5. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä laissa säädetyissä tapauksissa. Rajoittamisoikeus voi tulla kyseeseen esimerkiksi, jos sinua koskevat henkilötiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä. Tässä tapauksessa voimme käsitellä henkilötietojasi vain suostumuksellasi, oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen vuoksi, yleisen edun vuoksi tai jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi.

12.6. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Henkilöllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä.

12.7. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus saattaa rekisterinpitäjän toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja@om.fi