Kokonaisturvallisuuslautakunta
Pöytäkirja 12.12.2024/Pykälä 99

Kokoltk 12.12.2024 § 99  

278/00.01.02.00/2024  

 Valmistelija: vs. riskienhallintapäällikkö Jani Kuutsa p. 044 718 8103 jani.kuutsa(at)pshyvinvointialue.fi

Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan hyvinvointialueen sisäisiä menettely- ja toimintatapoja, joilla pyritään varmistamaan toiminnan laillisuus, tuloksellisuus ja taloudellisuus.

Pelastustoimi- ja turvallisuuspalveluiden toimialalla sisäinen valvonta on osa normaalia päivittäisjohtamista. Sisäisen valvonnan avulla arvioidaan toimialalle asetettujen tavoitteiden toteutumista, toimintaprosesseja ja riskejä.

Sisäiseen valvontaan kuuluvat muun muassa johdolle ja luottamuselimille laadittavat raportit, toiminnan ja erityisesti poikkeamien seuranta, talousarvion toteutumisen seuranta, säädösten ja ohjeiden noudattamisen valvonta, hyväksymis- ja valtuutusmenettelyt sekä tekniset valvontatoimenpiteet. Vuoden 2024 sisäisen valvonnan painopisteinä hyvinvointialuetasoisesti olivat talouden säännölliset kontrollit (ml. toimivaltuuksien noudattaminen ja talous- ja tuottavuusohjelman seuranta), häiriötilanteisiin varautuminen (valmiussuunnitelmien ajantasaisuus) sekä prosessien ja palvelujen kuvaaminen Arter IMS- ja ARC-järjestelmiin.

Toimialan sisäisen valvonnan toteutuksessa havaittiin esimerkiksi, että pelastuslaitos on noudattanut onnistuneesti hyvinvointialueen yhteisiä hallinnollisia ohjeita ja linjauksia esimerkiksi talouden suunnittelua ja seurantaa koskien. Pelastuslain lakisääteiset palvelutuotannon palvelut on saatu ylläpidettyä. Hyvinvointialueen yhteiset tietojärjestelmät, kuten Arter IMS- ja ARC- on otettu käyttöön ja tehty aktiivista yhteistyötä näissä ja muissa vastaavissa kokonaisuuksissa hyvinvointialueen kanssa. Poikkeamia on havaittu yleisesti palveluiden vasteajoissa onnettomuuksien ehkäisyn, valmius- ja varautumisen sekä pelastustoiminnan puolella. Käynnissä olevat YT-menettelyt, organisaatiomallin päivitykset ja uudelleen organisoinnit sekä talousrealiteetit ovat vaikuttaneet merkittävästi palvelutuotantoon kautta linjan. Myös osaavan ja riittävän henkilöresurssin saamisessa/ylläpidossa on ollut haasteita, mikä on näkynyt kokonaisuudessaan yksiköiden toiminnassa vuonna 2024. Korjaavia toimenpiteitä on kuitenkin tehty ja saatu rekrytoitua sekä perehdytettyä uutta henkilöstöä onnettomuuksien ehkäisyn, valmius- ja varautumisen sekä pelastustoiminnan puolelle. Vuoden 2024 aikana on ollut käynnissä paljon aktiivisia kehittämistoimia esim. erilaisina projektoituina hankkeina. Näistä hankkeista osa tulee jatkumaan myös vuonna 2025.

Kehittämiskohteista prioriteeteiksi tulevalle vuodelle on suunniteltu yhtenä merkittävänä kokonaisuutena henkilöstön osaamisprofiilin ja osaamisen ylläpidon kehittämisprojekti. Toimintoja tehostetaan ja kehitetään kaikilla osa-alueilla (onnettomuuksien ehkäisy, valmius- ja varautuminen sekä pelastustoiminta), johon liittyy olennaisesti tehtävänkuvien päivitys ja käyttöönotto.  Yksittäisenä isona nostona todetaan YTA-alueen tilanne-/johtokeskuksen käyttöönotto. Lisäksi sisäiseen valvontaan liittyvä vuonna 2024 tehty omavalvonnan kehittämisprojektin lopputuote koulutetaan ja otetaan asteittain käyttöön keväällä 2025. Päivitetyn omavalvonta kokonaisuuden avulla omavalvonta tehostuu ja tulee tuottamaan tietoa myös sisäisen valvonnan tarpeisiin. Vuoden 2024 koonti toteutetaan vielä nykyisellä omavalvonnan mallilla ja uuden käyttö aloitetaan 2025 alusta.

Toimialan riskienarviointi päivitettiin osana talousarvion laadintaa. Toimialan riskejä on listattu Granite-riskienhallintajärjestelmään. Tällä hetkellä riskejä on listattuna eri tasoilta, koko toimialaa koskien sekä yksittäisiä yksiköitä koskien.Yhtenä merkittävimpänä riskinä on arvioitu jatkuva muutostilanne toimialalla. Toimiala tasoisista toteutuneista riskeistä merkittävimpinä voidaan pitää taloudesta heijastuneita riskejä palveluiden ylläpitämiseen. Riskien hallitsemiseksi on suunniteltu toimenpiteitä esim. projektien avulla, kuten osaamisprofiilin ja osaamisen ylläpidon projektin jatkuminen vuonna 2025, mikä tulee vastamaan henkilöstön koulutuksen kokonaisuuteen. Arvioidut riskit aikataulutettuine hallintatoimenpiteineen on kirjattu hyvinvointialueen riskienhallintajärjestelmään.

Johtopäätöksenä toimialan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan osalta voidaan todeta, että lakisääteiset palvelut on saatu ylläpidettyä. Poikkeamat on tunnistettu ja niihin reagoidaan saatavilla olevien resurssien puitteissa.

Esityslistan liitteenä:

-          Varautumisen ja turvallisuuden vuosiraportointi 2024.

Esityslistan oheisaineistona:

-          Sisäisen valvonnan itsearviointi ja raportointi 2024 (salassa pidettävä, JulkL 24 § 15 kohta).

Valmistelijan päätösehdotus:

Kokonaisturvallisuuslautakunnalle esitetään, että sisäisen valvonnan sekä varautumisen ja turvallisuuden vuosiraportointi hyväksytään esityksen mukaisesti.

Toimivallan peruste hallintosääntö 44 §, kohta 7 ja 16

Esittelijä pelastustoimi- ja turvallisuuspalveluiden toimialajohtaja

Päätösehdotus Kokonaisturvallisuuslautakunta päättää hyväksyä sisäisen valvonnan sekä varautumisen ja turvallisuuden vuosiraportoinnin ja lähettää ne osaksi hyvinvointialueen yhteistä toimintakertomusta.

Päätös Merkitään pöytäkirjaan, että Riitta Raatikainen liittyi kokoukseen klo 16.06.

Päätösehdotus hyväksyttiin.