Kuulutus 2024/40

Tietosuojaseloste kokemuksellinen hyvinvointikysely 2024

Tällä selosteella informoidaan henkilötietojen käsittelystä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 12 artiklan, 13 artiklan ja 14 artiklan mukaisella tavalla ja laajuudessa. Tietosuojaselosteen sinä-muotoiset viittaukset tarkoittavat viittauksia rekisteröityyn.

1. Rekisterinpitäjä

Pohjois-Savon hyvinvointialue

kirjaamo@pshyvinvointialue.fi

PL 1711

70211 Kuopio

Y-tunnus: 3221316-6

Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa on

Säde Rytkönen

HYTE- ja osallisuuspäällikkö

Pohjois-Savon hyvinvointialue 

HYTE- ja osallisuuspalveluyksikkö

KYS/Puijon sairaala, rak. 6, 6. krs 

Puijonlaaksontie 2
PL 1711, 70211 KUOPIO 

sade.rytkonen@pshyvinvointialue.fi 

p. 044 717 6370 

Rekisterinpitäjän tietosuojavastaavan sähköpostiosoite on tietosuoja@pshyvinvointialue.fi (tarkoitettu yleiseen neuvontaan).

2. Rekisterin nimi (tai käsiteltävät henkilötiedot)

Pohjois-Savon kokemuksellinen hyvinvointikysely 2024

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin: Kyselystä saadaan tärkeää tietoa alueen asukkaiden kokemasta hyvinvoinnista. Tietoja hyödynnetään osana Pohjois-Savon hyvinvointialueen ja kuntien hyvinvointikertomusta ja -suunnitelmaa sekä vuosiraporttia: https://www.hyvinvointikertomus.fi/

Tietoja käsitellään hyvinvointialueena, kunnittain ja postinumeroalueittain (postinumeroalueittain, mikäli riittävästi vastaajia eli vähintään viisi (5) vastausta). Lisäksi tehdään taustamuuttujittain analysointia. 

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu:

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1e-kohta

(1 e-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan

käyttämiseksi)

Laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä 612/2021, §6 ja §7:

6§: Kunnan on seurattava kuntalaisten elinoloja, hyvinvointia ja terveyttä sekä niihin vaikuttavia tekijöitä alueittain ja väestöryhmittäin. Kunnassa on raportoitava kuntalaisten hyvinvoinnista ja terveydestä, niihin vaikuttavista tekijöistä sekä toteutetuista toimenpiteistä valtuustolle vuosittain. Lisäksi kunnassa on valmisteltava valtuustolle valtuustokausittain hyvinvointikertomus ja -suunnitelma edellä mainituista asioista. Kunnan on toimitettava hyvinvointikertomus ja -suunnitelma hyvinvointialueelle ja julkaistava se julkisessa tietoverkossa.

7§: Hyvinvointialueen on seurattava asukkaittensa elinoloja, hyvinvointia ja terveyttä sekä niihin vaikuttavia tekijöitä alueittain ja väestöryhmittäin. Hyvinvointialueella on raportoitava asukkaiden hyvinvoinnista ja terveydestä, niihin vaikuttavista tekijöistä sekä toteutetuista toimenpiteistä aluevaltuustolle vuosittain. Lisäksi hyvinvointialueella on valmisteltava aluevaltuustolle valtuustokausittain alueellinen hyvinvointikertomus ja -suunnitelma edellä mainituista asioista. Hyvinvointialue laatii hyvinvointikertomuksen ja -suunnitelman yhteistyössä alueensa kuntien kanssa. Hyvinvointialueen asukkaiden ja palvelujen käyttäjien osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksista hyvinvointikertomuksen ja -suunnitelman laadinnassa säädetään hyvinvointialueesta annetun lain 29 §:ssä. Hyvinvointialueen on julkaistava hyvinvointikertomus ja -suunnitelma julkisessa tietoverkossa.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Henkilötietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään: kyllä, henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään kokemuksellisen hyvinvointikyselyn muodossa

Henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen tai sopimukseen perustuva/sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus. Mikäli et vastaa kokemukselliseen hyvinvointikyselyyn, sinulle ei koidu minkäänlaisia seuraamuksia. Kokemukselliseen hyvinvointikyselyyn vastaaminen on täysin vapaaehtoista.

Henkilötietojen käsittelyn yhteydessä käsitellään seuraavia henkilötietoryhmiä:

- Yleiset henkilötiedot: yhteystiedot eli puhelinnumero tai sähköpostiosoite kysytään erillisellä lomakkeella, mikäli osallistuu arvontaa. Näitä tietoja ei voida yhdistää kokemukselliseen hyvinvointikyselyssä antamaasi muihin tietoihin.                

- Erityiset henkilötiedot: Kielivalinta tehdään eli millä kielellä haluaa vastata. Lisäksi kysytään syrjitäänkö henkilöä ja millä perusteilla.

- Tekniset henkilötiedot: Ei

- Muut henkilötiedot, mitkä: sukupuoli, ikä, taustatieto onko opiskelija, eläkeläinen, työtön, palkkatyössä, yrittäjä, maanviljelijä tai muu, mikä. Lisäksi kysytään; miten vastaaja asuu, minkä kunnan alueella asuu ja postinumeroalue, kokemus jokapäiväisestä hyvinvoinnista, elämäntilanne, kuinka tyytyväinen siihen on ja asuinseudun tuottama hyvinvointi ja syrjinnän kokemus.

6. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidyltä itseltään eli kyselyyn vastanneelta itseltään.

7. Henkilötietojen säännönmukainen siirto tai luovuttaminen

Henkilötietojen vastaanottajia/vastaanottajaryhmiä ovat:

            - Henkilötietoja käsittelevät ja niihin on pääsy kyselyn toteuttamisesta vastaavilla henkilöillä.

            - Pohjois-Savon hyvinvointialueen Strategia ja kehittämisen toimialan henkilöstö

            - Pohjois-Savon kuntien hyvinvointikoordinaattorit tai hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen (HYTE) yhdyshenkilöt tai vastaavat, jotka käsittelevät tietoja osaksi kunnan hyvinvointikertomusta ja -suunnitelmaa tai hyvinvoinnin vuosiraporttia.

            - Diakonia-ammattikorkeakoulu, tutkija Sakari Kainulainen

            - Opiskelijat, harjoittelijat ja tutkijat, joiden kanssa tehdään erillinen sopimus aineiston käsittelystä ja luovutuksesta

            - ICT-palvelun tuottajat

8. Tietojen siirtäminen ja luovuttaminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n/ ETA-alueen ulkopuolelle. Tällöin siirtoperusteena

käytetään komission hyväksymiä vakiosopimusehtoja (SCC) ja henkilötietoja suojataan käyttämällä mm.

salausta ja muita suojatoimia.

Microsoft Office 365 – palvelu ja Surveypal -ohjelma siirtävät henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

8.1. Jos tietoja siirretään, ilmoita käytetty siirtomekanismi ja muut suojatoimet

Microsoft Office 365 – palvelu ja kysely -ohjelmat siirtävät henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Näissä palveluissa ja ohjelmassa noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR), joka säätelee henkilötietojen siirtoa EU:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Suojaamme henkilötietoja toteuttamalla teknisiä ja organisatorisia suojatoimia, kuten:

-          Henkilötietoja käsitellään Pohjois-Savon hyvinvointialueella käytössä olevissa sähköisissä kysely- analysointi ja raportointisovelluksissa. Käytettävien sähköisten kyselyohjelmien palveluntarjoajat ovat sitoutuneet suojaamaan sovelluksessa ylläpidettävät henkilötiedot tietosuojan ja tietoturvan voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

-          Kyselyn tietojärjestelmän pääsy suojataan käyttäjätunnuksella ja salasanalla, joka vain kyselyä työstäneillä.

-          Tieto säilytetään sähköisissä järjestelmissä (ei ole käytössä paperisia lomakkeita)

-          Noudatetaan Pohjois-Savon hyvinvointialueen tietosuoja- ja tietoturvaohjeistuksia.

-          Pohjois-Savon hyvinvointialueen henkilöstö on suorittanut pakollisen tietoturva- ja tietosuojakurssin, sekä ovat vaitiolovelvollisia työnsä puolesta.

-          Aineisto käsitellään, arkistoidaan ja julkaistaan siten, ettei vastaajia ole mahdollista tunnistaa

10. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Jos käytetään, tulee kertoa merkitykselliset tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta

sekä kyseisen käsittelyn merkittävyys ja mahdolliset seuraukset rekisteröidylle

11. Henkilötietojen säilytysaika

Kokemuksellisen hyvinvointikyselyn tiedot säilytetään vuoden 2035 loppuun saakka, jonka jälkeen henkilötiedot karkeistetaan täydellisesti.

Arvontaan osallistuvien yhteystiedot (nimi, puhelin, osoite, sähköpostiosoite) tuhotaan heti tavoitettuamme arpaonnen kohdanneet henkilöt. Arvonnan suorittaa Pohjois-Savon hyvinvointialueen, HYTE- ja osallisuuspalveluyksikön päällikkö työntekijöidensä kanssa. Yhteystietoja käytetään ainoastaan arvonnan suorittamiseksi ja voittajille lahjakortin toimittamiseksi.

12. Tietosuojaoikeutesi

Tietosuojalainsäädäntö takaa sinulle tiettyjä oikeuksia, joilla voit varmistaa perusoikeuksiin kuuluvan yksityisyyden suojan toteutumisen. Mikäli haluat käyttää oikeuttasi, ota yhteyttä Pohjois-Savon hyvinvointialueen kirjaamoon PL 1711, 70211 KUOPIO tai kirjaamo@pshyvinvointialue.fi.

Oikeudet ovat riippuvaisia käsittelyn oikeusperusteesta. Tietyissä tapauksissa oikeuksiasi voidaan rajoittaa tietyissä tilanteissa esimerkiksi rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen vuoksi tai jos käsittely tapahtuu tieteellistä tutkimusta, tilastointia tai arkistointia varten. Jos oikeuksiasi on rajoitettu, rekisterinpitäjä toteuttaa lainsäädännön edellyttämät asianmukaiset ja tarpeelliset suojatoimenpiteet.

12.1 Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

 Jos henkilötietojasi käsitellään suostumuksesi perusteella, on sinulla mahdollisuus peruuttaa antamasi suostumus olemalla yhteydessä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

Tässä tapauksessa kokemuksellisessa hyvinvointikyselyssä ei kerätä suoria henkilötunnisteita, joten suostumuksen peruuttamiseksi rekisteröidyn tulee toimittaa tiedot, joiden avulla hänet voi kyselyn aineistosta tunnistaa luotettavasti. Luotettavaan tunnistamiseen johtavia tietoja ei ole pystytty etukäteen määrittämään, joten tunnistaminen vaatii tapauskohtaista harkintaa. Rekisterinpitäjä pyrkii helpottamaan tunnistamista, mutta käytännössä yksittäisen rekisteröidyn tunnistaminen väestökyselyn vastauksista voi epäonnistua. Tällöin suostumuksen peruuttaminen ei johda annettujen kyselyvastauksien poistamiseen rekisteristä. Jos rekisteröity pystytään luotettavasti yhdistämään tiettyyn kyselyvastaukseen, hän pystyy käyttämään kaikkia rekisteröidyn oikeuksiaan.

Arvontaan liittyvässä yhteystietojen kyselyssä kerätään henkilötietoja, on sinulla mahdollisuus peruuttaa antamasi suostumus olemalla yhteydessä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

12.2. Oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot

Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö rekisterinpitäjä sinuun liittyviä henkilötietoja. Lisäksi sinulla on oikeus tietää, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsitellään ja kuinka niitä käsitellään. Sinulla on myös oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista siltä osin kuin jäljennöksen antamisella ei ole haitallisia vaikutuksia muiden oikeuksiin ja vapauksiin tai jos rekisterinpitäjällä ei ole lakiin perustuvaa perustetta kieltäytyä tietojen luovuttamisesta.

12.3. Oikeus tietojen oikaisuun

Lähtökohtaisesti sinulla on oikeus epätarkkojen tai virheellisten tietojen oikaisuun. Rekisterinpitäjä arvioi ovatko oikaistavaksi pyytämäsi tiedot puutteellisia, epätarkkoja tai virheellisiä.

12.4. Oikeus tietojensa poistamiseen

Sinulla on oikeus poistaa tietojasi.

12.5. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä laissa säädetyissä tapauksissa. Rajoittamisoikeus voi tulla kyseeseen esimerkiksi, jos sinua koskevat henkilötiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä. Tässä tapauksessa voimme käsitellä henkilötietojasi vain suostumuksellasi, oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen vuoksi, yleisen edun vuoksi tai jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi.

12.6. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Henkilöllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä

12.7. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus saattaa rekisterinpitäjän toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja@om.fi