Yleisten palveluiden lautakunta
Pöytäkirja 20.12.2023/Pykälä 132

Yleisltk 20.12.2023 § 132  

2178/00.01.02.00/2023  

 Valmistelija: yleisten palveluiden toimialajohtaja Jari Saarinen,

 puh. 044 718 6301, jari.saarinen(at)pshyvinvointialue.fi 

Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan hyvinvointialueen sisäisiä menettely- ja toimintatapoja, joilla pyritään varmistamaan toiminnan laillisuus, tuloksellisuus ja taloudellisuus. Yleisten palveluiden toimialalla sisäinen valvonta on osa normaalia päivittäisjohtamista. Sisäisen valvonnan avulla arvioidaan toimialalle asetettujen tavoitteiden toteutumista, toimintaprosesseja ja riskejä.

Sisäiseen valvontaan kuuluvat muun muassa johdolle ja luottamuselimille laadittavat raportit, toiminnan ja erityisesti poikkeamien seuranta, talousarvion toteutumisen seuranta, säädösten ja ohjeiden noudattamisen valvonta, hyväksymis- ja valtuutusmenettelyt sekä tekniset valvontatoimenpiteet. Vuoden 2023 sisäisen valvonnan painopisteinä hyvinvointialuetasoisesti olivat omavalvonnan toteutuminen, määräaikojen noudattaminen palveluihin pääsyn tai palvelun osalta sekä työajanseurannan järjestäminen ja työaikapoikkeamien hallinta.

Toimialan sisäisen valvonnan toteutuksessa merkittäviä poikkeamia havaittiin

-          Yhdistyminen 19 palvelujärjestäjän tilanteesta yhdeksi hyvinvointialuejärjestäjän toimintamalliksi on tapahtunut oletettua hitaammin ja vaiheittain siten että uudelleen organisoituminen on pitkittynyt pitkälle vuoteen 2023. Toimintamallien yhtenäistäminen ja tasalaatuisten palveluiden järjestäminen ja tuottaminen on vielä edelleen osin kesken.

-          Tietojohtamisen työkalujen keskeneräisyys niin talouden kuin toiminnankin osalta ovat tuoneet runsaasti ylimääräistä työtä ja ajanmukaisen tiedon puute on hankaloittanut johtamista kaikilla tasoilla yleisissä palveluissa sekä hankaloittanut toiminnallista integraatiota toimialan sisällä ja muiden toimialojen kanssa. Lisäksi keskitettyjen palveluiden toimivuus ja kohdentuminen suuren toimialamme palvelutarpeisiin mm. henkilöstö- ja yleishallinnon osalta on ollut puuttellista.

-          Työkuorma johtamisen eri tasoilla on uudessa organisaatiossa ollut suuri vuoden 2023 aikana. Linjaorganisaation kuormittuneisuus haastaa strategian ja erilaisten suunnitelmien sekä ohjeiden toimeenpanoa merkittävästi yksikkötasolla.

-          Yleisten palveluiden toimialalla hoitotakuu ei ole toteutunut kaikissa palveluissa. Suurimmat poikkeavuudet ovat olleet tukielinkirurgialla, silmätaudeilla ja suun terveydenhuollossa. Hoitotakuun toteutumattomuuden taustalla on ollut monta syytä mm. koronaikana syntynyt hoitovelka, työtaistelut, kysynnän kasvu ikääntymisen myötä, sekä osastohoidon hoitoketjuongelmat ikääntyneiden palveluiden toimialalle sen suureen kysyntään liittyvien inhimillisten tuottamishaasteiden vuoksi.

-          Palveluiden järjestämistä lainmukaisesti ja hoitotakuun puitteissa on hankaloittanut myös henkilöstön saatavuusongelmat, jotka ovat myös kasvattaneet ostopalveluja. Henkilöstön saatavuusongelmat koskevat kaikkia ammattiryhmiä.

-          Yleisten palveluiden toimiala ei ole kokonaisuudessaan pystynyt pitäytymään talousarviossaan, suurin poikkeama on ollut erityispalveluissa.Uudelleen organisoitumisen myötä kaikki menot ja tulot eivät ole kirjautuneet asianmukaisesti vuoden 2023 talousarvioon siirtyvistä organisaatioista. Lisäksi palvelutuotannossa on jouduttu henkilöstöpulan vuoksi turvautumaan kalliisiin ostopalveluihin.

-          Yleisten palveluiden asiakaslaskutus ei ole ollut ajantasaista ja luotettavaa keskitettyjen palveluiden järjestämän laskutusorganisoinnin osalta.

-          Omavalvonnan osalta on tukeuduttu siirtyneiden organisaatioiden omavalvontasuunnitelmiin eikä omavalvontasuunnitelmien päivittämistä yksikkötasolla ole kyetty edistämään yhteisten asiaa edistävien rakenteiden puuttuessa. Hyvinvointialuetasoinen asian edistäminen toimialan toimien rinnalla varmistaa sen, että omavalvontasuunnitelma toimii merkittävänä johtamisen tuen välineenä ja laatutyökaluna.

Kehittämiskohteista prioriteeteiksi tulevalle vuodelle on suunniteltu toiminnallisten, taloudellisten ja vaikuttavien kokonaisuuksien hahmottaminen ja tunnistaminen toimialalla ja yli toimialan rajojen linjassa taloudellisuus ja tuottavuusohjelman kanssa, palveluiden integraation kehittäminen, työnjaon, prosessien ja toimintakulttuurin yhtenäistäminen ja selkeyttäminen osana myös koko hyvinvointitasoista palveluohjelmauudistusta.

Toimialalla riskienarviointi tehtiin osana talousarvion laadintaa. Vuonna 2023 toimialalla toteutuneista riskeistä merkittävimpinä voidaan pitää henkilöstöpulaa,  kustannustason hallintaa, erityisesti ostopalveluihin kohdistuva paine tuotannon turvaamiseksi,  ja kohtuutonta työkuormitusta johtamisen eri tasoilla henkilöstöresursseista, organisaation keskeneräisyydestä ja toimimattomista tukipalveluista johtuen.

Riskien hallitsemiseksi on suunniteltu yllä olevien kehittämiskohteiden rinnalla huomion kiinnitämistä yksityiskohtaisemmin tehostettuun rekrytointiin, tehtävänkuvien päivitykseen, johtamistyövälineiden suunnitteluun ja käyttöönottoprosessien kehittämiseen hyvinvointialuetasoisesti sekä omalla toimialallamme.

Arvioidut riskit aikataulutettuine hallintatoimenpiteineen on kirjattu hyvinvointialueen riskienhallintajärjestelmään

Esityslistan oheisaineistona:

-          Yleisten palveluiden sisäisen valvonnan suunnitelma, toteutus ja raportointi 2023

Taloudellisuus-, tuottavuus- ja integraatiovaikutusten arviointi

Toimialan sisäinen valvonta ja riskienhallinta vahvistaa ja yhdenmukaistaa hyvää hallintoa ja johtamista sekä toimialan toimintaa toimien lähtökohtana taloudellisuudelle ja tuottavuudelle sekä mahdollistaen osaltaan integraation.

Toimivallan peruste hallintosääntö 42 §, lautakunnan erityistehtävät kohta 7

Esittelijä yleisten palveluiden toimialajohtaja

Päätösehdotus Yleisten palveluiden lautakunta hyväksyy yleisten palveluiden toimialan sisäisen valvonnan selonteon ja lähettää sen edelleen  aluehallitukselle.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.