Aluehallitus
Pöytäkirja 25.04.2022/Pykälä 68

Ahall 25.04.2022 § 68  

88/02.08.01/2022  

 Valmistelija: Muutosjohtaja Tuomo Pekkarinen, puh 044 717 2080, tuomo.pekkarinen@kuh.fi, hankepäällikkö Sami Haapamäki, puh 044 717 6405, sami.haapamaki@kuh.fi

Pohjois-Savon asiakas- ja potilastietojärjestelmien tilanne on hyvin hajanainen. Tämä on oleellisesti hankaloittanut järjestelmien alueellista yhteiskehittämistä. Asiakas- ja potilastietojärjestelmien lisäksi muutkin alueen sosiaali- ja terveyspalveluiden tietojärjestelmät ovat erittäin hajanaisia. Sosiaalihuollon osalta tavoitteena on, että asiointi ja alueen palvelutuotanto jatkuu saumattomasti hyvinvointialueen käynnistyttyä.

Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmänä Pohjois-Savon kunnissa käytetään sosiaalihuollon Pro Consonaa (CGI Suomi Oy) ja Efficaa/Lifecarea (Tietoevry Oyj). Lisäksi joissakin sosiaalihuoltolain mukaisissa tehtävissä, kuten kotihoidossa, asiakastiedot kirjataan potilastietojärjestelmään. Potilastietojärjestelmän käyttöön on päädytty usein sen takia, että toiminta tapahtuu monialaisessa yhteistyössä sosiaali- ja terveydenhuollon rajapinnalla eikä sosiaalihuollon järjestelmiin ole toteutettu kaikkia toimintaan liittyviä sosiaalihuollossa epätyypillisiä toiminnallisuuksia (esim. laskutus ja valtakunnallinen Hilmo-tilastointi).

Pohjois-Savossa valmisteltiin syksyllä 2021 hyvinvointialueen ICT-muutosohjelmaa ja selvitettiin muutoksen edellyttämää rahoitusta. Nykyisen lainsäädännön ja voimassa olevien sopimusten puitteissa hyvinvointialueen ei ole mahdollista toteuttaa sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmien yhtenäistämistä  laajentamalla jonkun nykyisen järjestelmän käyttöä. Toiminnan sujuvan käynnistämisen varmistamiseksi ja hankintalain edellyttämän kilpailutuksen keston takia, päädyttiin jatkamaan väliaikaisesti nykyisten järjestelmien käyttöä. Useamman kuin yhden operatiivisen tietojärjestelmän käyttö vaikeuttaa ja hidastaa sosiaalihuollon palveluprosessien sujuvaa toteuttamista ja asettaa todennäköisesti joitain järjestelmälähtöisiä reunaehtoja hyvinvointialueen toiminnan suunnittelulle. Rinnakkaiskäyttö myös estää joltain osin palveluiden yhdenvertaisen toteutumisen ja vaarantaa joidenkin tehtävien lainmukaisen toteutuksen. Hajanaisesta järjestelmäympäristöstä ei ole mahdollista tuottaa luotettavaa ja yhteismitallista tietoa hyvinvointialueen tiedolla johtamisen tarpeisiin.

Pitkän tähtäimen suunnitelmana on ollut uusia sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmä koko hyvinvointialueen kattavaksi. Alustavaa hankintavalmistelua toteutettiin vuoden 2021 aikana usean alueen voimin UNA Oy:n ohjaamana. Alustavan hankintavalmistelun tavoitteena oli määritellä käyttäjälähtöisesti järjestelmän keskeiset vaatimukset. Hankittavan asiakastietojärjestelmän tulee perustua sosiaalihuollon tiedonhallinnasta annettujen säädösten mukaiseen toimintamalliin. Järjestelmällä täytyy pystyä liittymään val-takunnalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon määriteltyjen vaatimusten mukaisesti. Hankittavan järjestelmän tulee sisältää sosiaalihuoltoon määrätyt valtakunnalliset asiakirjarakenteet myös niiltä osin, kun kirjaaminen tapahtuu nykytilanteessa potilastietojärjestelmiin. Hyvinvointialueen yhtenäisen palvelutuotannon toteuttaminen ja tiedolla johtamisen edellytysten turvaaminen edellyttää yhtenäistä tietojärjestelmää, johon on rakennettu hyvinvointialueen sosiaalihuollon asiakastiedon hallintamalli prosesseineen sekä tuotannollinen taustamäärittely.

Vuoden 2022 palvelulaskelmien perusteella sosiaalihuollon järjestelmien ylläpitokustannukset ovat n. 3,62 €/asukas/v. Samalla yksikkökustannuksella laskettuna hyvinvointialueen vuosittaiset ylläpitokustannukset ovat n. 1,7 M€. Lähdettäessä määrittelemään, hankkimaan ja toteuttamaan uutta järjestelmää, investointi- ja ylläpitokustannusten määrää on vaikea ennustaa etukäteen kovin tarkasti. Vuosikustannusten oletetaan pysyvän ennallaan, koska tekninen palveluympäristö yksinkertaistuu huomattavasti. Vuosikustannusten lisäksi, käyttöönottovaiheessa tarvitaan kehitystyötä integraatioiden toteuttamiseen, tietoturvallisen ja toimintavarman teknisen käyttöympäristön suunnitteluun sekä käyttäjien koulutukseen ja niihin liittyvien tukimateriaalien ja oppimisympäristöjen toteuttamiseen. Käyttöönoton kustannusten arvioidaan olevan Pohjois-Savon osalta n. 8,5 M€, järjestelmäinves-toinnin osuus n. 8,6 M€ ja vanhojen tietojen arkistointoinnin osuus n. 1 M€.

Hankintayksikkönä toimisi Istekki Oy, joka tuottaisi sosiaalihuollon järjestelmä- ja sovelluspalvelun Pohjois-Savoon. Tällä hetkellä kilpailutukseen on osallistumassa Pohjois-Savon lisäksi Pirkanmaan hyvinvointialue. Pirkanmaan hyvinvointialue päätti kilpailutukseen lähtemisestä 4.4.2022. Kilpailutuksen toteuttaminen on tarkoitus tehdä keväästä 2022 alkaen. Tarjouspyyntöön voidaan sisällyttää optiot muille YTA-alueen hyvinvointialueille liittyä mukaan myöhemmin. Järjestelmän käyttöönotto ajoittuisi vuodelle 2024.

Päätöksenteko on tarkoitus toteuttaa kahdessa vaiheessa. Vaiheessa 1, sitouduttaisiin kilpailutusvaiheen käynnistämiseen ja kilpailuttamisen kustannuksiin n. 80 t€. Vaiheessa 2, kilpailutuksen (hankintapäätöksen) jälkeen aloitettaisiin tarjouskilpailun voittaneen toimittajan kanssa neuvottelut, jossa kustannukset tarkentuvat ja aluehallitus tekisi varsinaisen käyttöönoton sopimuksen ja hyväksynnän näiden neuvottelujen ja kokonaiskustannusten tarkennuttua.

Esityslistan oheisaineistona:

-          Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän hankinnan edistäminen

Valmistelijan päätösehdotus:

1) Ensimmäisessä vaiheessa aluehallitus sitoutuu sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän kilpailutuksen käynnistämiseen ja kilpailutusvaiheen aiheuttamiin kustannuksiin n. 80 t€.

2) Toisessa vaiheessa kilpailutuksen (hankintapäätöksen) jälkeen aloitetaan tarjouskilpailun voittaneen toimittajan kanssa neuvottelut, jossa kustannukset tarkentuvat ja aluehallitus tekee varsinaisen käyttöönoton sopimuksen ja hyväksynnän näiden neuvottelujen ja kokonaiskustannusten tarkennuttua.

Esittelijä va. hyvinvointialuejohtaja Pekkanen Leila

Päätösehdotus Aluehallitus päättää, että

1) ensimmäisessä vaiheessa sitoudutaan sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän kilpailutuksen käynnistämiseen ja kilpailutusvaiheen aiheuttamiin kustannuksiin, arviolta n. 80 t€.

2) toisessa vaiheessa kilpailutuksen (hankintapäätöksen) jälkeen aloitetaan tarjouskilpailun voittaneen toimittajan kanssa neuvottelut, jossa kustannukset tarkentuvat ja aluehallitus tekee varsinaisen käyttöönoton sopimuksen ja hyväksynnän näiden neuvottelujen ja kokonaiskustannusten tarkennuttua.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.

Merkitään pöytäkirjaan, että Kari Ojala, Antti Hedman, Tuomo Pekkarinen, Mari Antikainen ja Mikko Korhonen poistui klo 11.55.

Puheenjohtaja keskeytti kokouksen kokoustauon ajaksi klo 11.55 - 12.25.